Secretaire Administrative H/F - Garage des Fusilles

Missions principales

Au sein du Garage des Fusillés, la secrétaire administrative assure la gestion administrative et l'accueil de la clientèle. À ce titre, elle est chargée de :

Accueil et relation clientèle :

Accueillir les clients au sein du garage.
Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements.
Orienter les clients vers les interlocuteurs concernés.
Prendre et confirmer les rendez-vous pour les interventions mécaniques.

Gestion administrative :

Assurer le traitement du courrier entrant et sortant.
Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs.
Effectuer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers.
Mettre à jour les bases de données clients.

Gestion commerciale :

Établir les devis et les factures.
Encaisser les règlements et assurer le suivi des paiements.
Relancer les clients en cas d'impayés selon les procédures définies.
Préparer les dossiers administratifs liés aux ventes et réparations.
Suivi de l'activité du garage
Organiser et suivre le planning des interventions de l'atelier.
Assurer le suivi des commandes de pièces détachées auprès des fournisseurs.
Contrôler les bons de livraison et les factures fournisseurs.
Participer à la gestion des stocks administratifs.
Gestion comptable de premier niveau
Enregistrer les opérations courantes.
Préparer les documents destinés au cabinet comptable.
Effectuer le rapprochement des pièces justificatives.

Polyvalence :

Participer au bon fonctionnement général de l'entreprise.
Apporter un soutien administratif à la direction et à l'équipe technique.
Veiller à la qualité du service rendu aux clients.

Gestion du planning des travaux et de l'atelier :

Planifier les interventions en fonction des demandes clients et des disponibilités de l'atelier.
Organiser et optimiser le planning des mécaniciens.
Assurer le suivi des travaux en cours et veiller au respect des délais annoncés aux clients.
Coordonner les rendez-vous, les commandes de pièces et les interventions techniques.
Informer les clients de l'avancement des réparations et des éventuels ajustements de délai.
Mettre à jour quotidiennement le planning de l'atelier et anticiper les besoins liés à l'activité.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Langues: Français souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de détail d'équipements automobiles

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.