Assistant du Maire et du Directeur de Cabinet H/F - Mairie Bron

CONTEXTE

A proximité immédiate de Lyon et très bien reliée à son centre-ville par le tramway, la ville de Bron fait partie des dix plus importantes communes de la métropole lyonnaise. La ville bénéficie d'ailleurs de la présence sur son territoire de nombreux équipements métropolitains tels que l'IDEF ou l'hippodrome de Parilly. En vue de servir ses 43 427 habitants, la ville peut s'appuyer sur le savoir-faire de 620 agents permanents.

Placé(e) sous l'autorité du Directeur de Cabinet, l'assistant(e) assure un appui administratif, organisationnel et logistique au service à la fois de Monsieur le Maire et du Directeur de Cabinet.
Il/elle joue un rôle d'interface entre le Cabinet, les élus, les services de la collectivité et les partenaires extérieurs.
A ce titre, il/elle gère l'organisation, la communication, l'information, l'accueil, le suivi et le classement des dossiers, et participe par son savoir-être à la qualité de l'image de la collectivité.

MISSIONS
Missions principales :

- Assistance et gestion des agendas du Maire et du Directeur de Cabinet :
- Gérer, tenir à jour et arbitrer les agendas en fonction des priorités
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
- Préparer et transmettre les dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions
- Transmettre les messages et assurer le lien entre les interlocuteurs

- Accueil physique et téléphonique du Cabinet :
- Recevoir, filtrer et orienter les appels, messages et visiteurs
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers le service ou la personne compétente
- Veiller à la qualité de l'accueil et à l'image du Cabinet

- Suivi administratif et gestion des dossiers :
- Assurer le suivi des dossiers : préparation, convocations, présentations, comptes rendus, relances
- Réceptionner, enregistrer, traiter et suivre les courriers et courriels (entrants et sortants)
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers, papier et dématérialisés
- Assurer le suivi administratif de la politique du Maire en matière de proximité, de visites de terrain et de valorisation des actions de la ville et de ses partenaires

- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
- Prendre des notes et rédiger tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus)
- Réaliser la saisie et la mise en forme de documents de formes et de contenus divers
- Élaborer et tenir à jour des tableaux de bord et outils de suivi

- Organisation de réunions et d'événements protocolaires :
- Assurer l'organisation logistique des réunions et manifestations
- Établir et transmettre les convocations
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Participer à l'organisation des différents événements protocolaires

Missions occasionnelles - Appui aux élus :
- Organiser les déplacements (réservation des billets et de l'hôtel, établissement des frais de déplacement)

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Normes rédactionnelles,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.