Assistant de Direction Technique H/F - Ellipse

ELLIPSE STRUCTURE est un bureau d'tudes structure spcialis en conception structurelle bois, bton, et mtal, offrant des prestations sur mesure pour chaque projet de construction. Nous intervenons pour des btiments de type tertiaire, habitat, industriel, public ou priv, en apportant des solutions techniques adaptes et innovantes.

En tant qu'expert en btiment, notre quipe vous accompagne durant chaque tape de votre projet de construction. De la conception initiale la ralisation finalNous sommes un bureau d'études structure à taille humaine spécialisé dans l'ingénierie du bâtiment et la réhabilitation d'ouvrages.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) assistant(e) de direction extrêmement organisé(e), dynamique et autonome pour accompagner la gestion quotidienne du bureau.

À propos de nous
BE ELLIPSE est un bureau d'études structure spécialisé dans l'ingénierie bois, béton et métal, intervenant sur des projets de construction et de réhabilitation.
Notre agence est située à La Défense (Tour Ariane) et accompagne architectes, promoteurs et entreprises dans la conception et le suivi de projets structurels.
Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) assistant(e) de direction en alternance, souhaitant s'impliquer dans la gestion quotidienne d'un bureau d'ingénierie.
Vos missions
Vous travaillerez en lien direct avec la direction et participerez à l'organisation administrative et financière du bureau d'études.
- Gestion administrative
- Organisation administrative du bureau
- Classement et archivage des dossiers techniques
- Préparation administrative des dossiers projets
- Facturation et suivi financier
- Préparation des devis (sous la supervision de la direction)
- Création et envoi des factures
- Mise à jour des tableaux de facturation et de trésorerie
- Suivi des affaires
- Mise à jour des tableaux de suivi des projets
- Coordination administrative avec les ingénieurs structure
- Préparation des documents pour les clients et partenaires
- Mise à jour ponctuelle du site internet
- Support à la direction
- Préparation de documents administratifs
- Gestion des prestataires et fournisseurs
- Gestion et animation de la présence digitale de l'agence : site internet, contenus web, réseaux sociaux et supports de communication en ligne.
- Management des réseaux sociaux : planification du calendrier éditorial, publication de contenus, suivi des performances, modération des interactions et veille concurrentielle.
- Coordination de la production de contenus digitaux : briefs créatifs, suivi des visuels et textes, validation des publications et adaptation des contenus selon les canaux de diffusion.
- Suivi des indicateurs de performance digitaux : engagement, visibilité, trafic, interactions et optimisation des actions de communication.

Qualités attendues:
- Très organisé(e)
- Rigoureux(se) et fiable
- Bon relationnel
- À l'aise au téléphone
- Sens du suivi et de la relance
- Autonomie et esprit d'initiative

Compétences:
- Bonne maîtrise Excel et outils bureautiques
- Aisance administrative

Experience: 2 An(s)

Compétences: Développement de stratégies d'assistance,Formation sur les outils techniques,Gestion budgétaire,Gestion des risques projet,Implémentation de solutions techniques,Ingénieur diplômé de l'école d'ingénieurs en génie des systèmes industriels,Master mention management des systèmes d'information,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Titre d'ingénieur diplômé par l'Etat spécialité génie industriel,Effectuer le suivi technique des produits et leur évolution auprès des clients,Réaliser un diagnostic technique,Accompagner des clients à l'utilisation d'un produit ou d'un équipement,Adapter ses comportements à des interlocuteurs différents,Assurer la formation technique des équipes,Communiquer à l'oral en milieu professionnel,Concevoir et gérer un projet,Conseiller la direction sur les orientations techniques,Conseiller les clients sur l'entretien nécessaire et les options de réparation,Développer et fidéliser la relation client,Développer et gérer des relations ou partenariats,Documenter les procédures techniques pour le personnel,Favoriser un environnement de travail collaboratif,Maintenir une communication efficace avec les clients,Maîtriser les techniques d'e-learning, d'assistance et support technique client,Mettre des documents techniques à disposition des clients,Structurer, synthétiser des informations,Utiliser des logiciels spécifiques

Langues: Anglais souhaité,Français souhaité

Permis: A1 - Motocyclette <= 125 cm3 souhaité,B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.