Charge d'Accueil et de Vente H/F - The American University Of Paris

L'agent assure l'accueil de tous les publics ; veille à la sécurité et la sûreté du site, des personnes et des biens ; et apporte un soutien administratif et logistique à l'exploitation des locaux de l'université.

Il/elle assure également la vente et la distribution de différents articles et accessoires, à destination des étudiants notamment.

Il/elle est appelé(e) à assurer l'ensemble des tâches prévues ci-dessous, les besoins précis pouvant varier selon le bâtiment et l'horaire auquel il/elle est affecté(e).

Les procédures détaillées sont réunies dans les cahiers de procédures présents à l'accueil de chaque bâtiment.

ACCUEIL
- Assure un accueil efficace et agréable de tous les publics
- Oriente les usagers vers l'ensemble des services du campus.
- Accueille les prestataires de maintenance et informe le service de maintenance de leur arrivée.
- Accepte les livraisons destinées à AUP sauf celles notifiées « A remettre en main propre », signe et/ou tamponne le bon de livraison en émettant des réserves au besoin, appelle le destinataire pour l'avertir que la livraison est arrivée. Pour les livraisons à remettre en main propre, contacte le destinataire et lui demande de venir à l'accueil.
- Pour les lettre recommandées, courriers suivis et autres livraisons de La Poste qui requièrent une signature : dirige le facteur vers une personne dans le bâtiment détentrice d'une procuration postale au nom de The American University of Paris.
- Assure la mise à jour des documents Accueil sous la direction du Responsable Sécurité : procédures, registres obligatoires, documents d'information, annuaires, etc.
- Renseigne la main courante de façon précise et complète.

VENTE ET DISTRIBUTION D'ARTICLES ET ACCESSOIRES
- Assure la vente des méthodes de français et leur enregistrement dans le système.
- Assure la vente de goodies institutionnels ou promotionnels et leur enregistrement dans le système.
- Accueille et renseigne les usagers concernés dans le cadre de ces activités.
- Procède à la remise des articles aux étudiants, visiteurs ou autres bénéficiaires concernés.
- Participe au suivi des stocks et besoins de réapprovisionnement.
- Participe à la préparation, à l'organisation et à la distribution des accessoires liés à Graduation.

SECURITE INCENDIE
- Alerte le Responsable Sécurité en cas d'alerte incendie.
- Encadre l'évacuation du bâtiment en cas d'alerte incendie.
- Appelle et accueille les services publics de secours.
- Gère la centrale SSI au quotidien (surveillance des défauts, réarmement.).
- Assure l'inscription des incidents et interventions sur le registre de sécurité.
- Surveille le site, signale tout incident, et veille à la prévention des risques.

SURETE
- Surveille les portes d'entrée.
- Gère les clefs du bâtiment (suivi de la mise à disposition des passes, distribution de clefs, etc.) en lien avec le Responsable Sécurité.
- Gère les accès non autorisés, en lien avec le gardien extérieur et le Responsable Sécurité, ou en leur absence (entreprise ou visiteur non annoncé, personne interdite d'accès aux bâtiments.).
- Participe au Plan Particulier de Mise en Sécurité.
- Gère au quotidien l'alarme intrusion.

TACHES ADMINISTRATIVES
- Affiche les horaires du bâtiment.
- Affiche les annulations et modifications des cours, sur demande du Bureau de la Scolarité uniquement ; renseigne les étudiants.
- Informe le Bureau de Scolarité de l'absence des enseignants lorsque aucune annulation n'a été signalée.

EXPLOITATION DU SITE
- Signale au service Maintenance les incidents, dysfonctionnements des équipements et problèmes de propreté.
- Assure l'approvisionnement de fournitures sanitaires en cas de besoin.
- Relaie au Directeur des Services Généraux les demandes des salariés en lien avec le fonctionnement du site.

Experience: 12 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Langues: Anglais exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.