Chargé de Coordination Administrative et Logistique - Direction des Affaires Culturelles H/F - Communes

Missions :
Le chargé de coordination administrative et logistique assure, auprès des associations, des missions d'accompagnement des structures sollicitant une mise à disposition de locaux auprès de la Direction des Affaires Culturelles.
Pour se faire, il assure un lien avec les différents services concernés (service administration moyens ressources, service technique, service action et développement culturels).

- Mission n°1 : Assurer l'accompagnement logistique et culturel des associations et des structures dans le cadre de leur accueil au sein des lieux de répétition et de diffusion gérés par la direction

- Réceptionner et instruire les demandes de mise à disposition ou d'occupation du théâtre et de l'auditorium du CYEL principalement
- Examiner les besoins en lien avec les autres services de la direction (technique, action et développement culturels) et réaliser les devis et les conventions de mise à disposition des espaces de répétition, de résidences et de diffusion.
- Accompagner les artistes et associations dans l'élaboration et le suivi de leurs projets (conseil pour la définition et le montage du projet, participation à l'évaluation du projet...)
- Accompagner l'usage fait des sites mis à disposition et s'assurer de la bonne prise en compte du règlement intérieur.

- Mission n°2 : Coordonner les diverses utilisations des espaces mis à disposition, notamment du théâtre et de l'auditorium
- Planifier l'occupation des différentes salles du théâtre et de l'auditorium et coordonner l'accueil des partenaires sur les différents sites
- Planifier les besoins en personnel lors des temps de diffusion et s'assurer de la présence des équipes nécessaires (hôtes d'accueil, techniciens, responsable billetterie) en lien avec le responsable accueil billetterie
- Elaborer, proposer et accompagner la mise en oeuvre d'actions de médiation autour des occupations de sites.
- Signaler les diverses demandes logistiques nécessaires au fonctionnement du théâtre (matériel, entretien, fournitures)

- Mission n°3 : Participer à l'accueil des spectacles et événements de la direction et s'impliquer sur les autres actions à dimension culturelle menées par la direction des affaires culturelles ou par d'autres directions
- Assurer une présence sur les événements organisés par la direction ou par d'autres directions de la collectivité.
- Assurer un rôle de renfort en billetterie, accueil ou chef de salle en cas de besoin.
- Suivre et accompagner des projets ayant une dimension culturelle portés par d'autres directions (Urbanisme, Espace Publics, Relations Internationales, Proximité Citoyenneté ...)

Profil recherché :
SAVOIRS :
- Disposer de qualités rédactionnelles
- Savoir mettre et en place et gérer un calendrier
- Bonne maîtrise informatique (Word, Excel, Outlook)
- Connaissance minimum des usages du milieu culturel et artistique
- Connaissance du fonctionnement et des implications d'un établissement culturel recevant du public.
- Savoir utiliser un logiciel de billetterie culturelle et des logiciels de gestion des spectacles

SAVOIR-ÊTRE :
- Développer des qualités relationnelles : esprit d'équipe, écoute et diplomatie.
- Savoir renseigner des usagers à propos des actions menées par la direction.
- Savoir accueillir tous types de publics lors de spectacles et manifestations.
- Respecter les procédures de la collectivité et de la Direction des affaires culturelles.
- Faire preuve de rigueur.
- Être capable de rendre compte