Assistant Administratif - Pôle Instruction - Mairie de Lens H/F - Communes

Sous l'autorité du responsable de la Direction Opérationnelle de l'Immobilier, l'agent assure les missions de secrétariat de la direction.

=+ Secrétariat Urbanisme :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la DOI,
- Assurer les informations de base à communiquer aux usagers lors de toute demande, ventiler les demandes aux instructeurs et assurer le suivi des demandes de rendez-vous et des demandes citoyens faites sur les différents outils à disposition,
- Enregistrement des dossiers relatifs aux différentes procédures dont la DOI a la charge,
- Mise à la signature de l'ensemble des correspondances et des arrêtés ou décisions en lien avec les procédures dont la DOI a la charge,
- Envoi des décisions aux pétitionnaires et au contrôle de légalité,
- Traitement des demandes d'autorisation préalable d'enseigne,
- Gestion des archives règlementaires de la direction, en lien avec le service archives,
- Traitement des demandes de numérotation de voirie, mise à jour continue de la base adresse locale et lien avec les concessionnaires,
- Régie des matrices cadastrales (régisseur suppléant),
- Soutien, au besoin, au référent RIL dans le traitement des demandes émanant de l'INSEE,
- Gestion des commandes relatives aux procédures d'autorisation.

PRE REQUIS :
- Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite,
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités,
- Connaissances en matière d'application du droit des sols,
- Maîtrise des outils informatiques nécessaires à la gestion du secrétariat

QUALITES REQUISES :
- Rigueur, ponctualité et réactivité,
- Disponibilité et autonomie dans la réalisation des tâches,
- Capacités d'adaptation et excellent sens relationnel,
- Respect des obligations de confidentialité et de réserve,
- Respect des valeurs du service public,
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité,
- Capacités à rendre compte à la hiérarchie.

RAISON D'ETRE DU POSTE :
Sous l'autorité du responsable de la direction immobilier opérationnel, l'agent assure les missions de secrétariat de la direction au sein du bâtiment situé 83 avenue Van Pelt.