Assitant de Direction DRH - Conseil Départemental de l'Essonne H/F - Conseils départementaux

Le Département de l'Essonne recrute pour sa Direction des Ressources Humaines un :
Assistant de direction (H/F)

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?
Le Département de l'Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».
Au service d'1,3 millions d'habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.
Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture... votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l'Essonne c'est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.
Vous vous sentez l'âme d'un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

Rattaché(e) à la Directrice des Ressources humaines, vous lui apportez un soutien permanent en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.
A ce titre, vous êtes amené(e) à :
- Organiser l'agenda du directeur
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Organiser et planifier les réunions
- Vérifier et traiter les parapheurs présentés au visa ou à la signature du directeur
- Traiter les flux papier et électronique (réception, tri, enregistrement, diffusion, gestion, mise sous pli, classement, archivage)
- Gérer les moyens généraux de la direction
- Préparer des dossiers (recherche et vérification d'informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)
- Mettre à jour les informations sur Egram
- Créer et mettre à jour des rapports sous Gédélib
- Renseigner des tableaux de suivi des activités
- Centraliser et coordonner les demandes du cabinet, du DGA, des services départementaux

Réalisation et mise en forme de documents :
- Prendre des notes, rédiger et transmettre des courriers et des comptes rendus
- Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Accueil physique et téléphonique :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Renseigner et orienter les interlocuteurs

Activité ponctuelle : assurer l'intérim des assistantes de service

Issu(e) d'une formation de type BTS assistant manager, vous possédez idéalement une expérience similaire acquise en collectivité territoriale.
Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de techniques de secrétariat, d'accueil physique et téléphonique, de communication écrite (prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus, très bon orthographe exigé) et orale (accueil, d'information, entretien...).
Vous avez le sens des priorités, le sens du contact et savez adapter votre discours en fonction de l'interlocuteur.
Vous gérez les contraintes de tension (situation d'urgence, forte tension, stress ...).
Vous faites preuve d'initiative, de rigueur et de discrétion.
Vous utilisez aisément les outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécialisés, messagerie ...).
Vous connaissez idéalement l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et des services Départementaux ainsi que les instances, circuits et processus de décisions de la collectivité.