Assistant Administratif Chargé du Suivi de la Scolarité H/F - Sciences Po

Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label « Égalité professionnelle » (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talent.

La Direction de la formation initiale (DFI) met en oeuvre le projet pédagogique de Sciences Po dans ses différentes entités (Collège universitaire, Écoles). Elle garantit la cohérence stratégique et le bon fonctionnement des programmes, de l'admission des étudiants jusqu'à leur insertion professionnelle, et soutient l'innovation pédagogique. Elle anime et coordonne l'ensemble des acteurs de la formation afin de faire vivre une ambition d'excellence collective.

Au sein de la DFI, l'Institut des compétences et de l'innovation (ICI) porte la stratégie de Sciences Po en matière d'innovation pédagogique et numérique, en particulier sur les usages des IA génératives dans la formation. À la croisée des grands enjeux contemporains (technologiques, scientifiques, éthiques, environnementaux...), il définit et met en oeuvre une ambition pédagogique centrée sur l'innovation, visant à accompagner les transformations de l'enseignement supérieur et favoriser la réussite des étudiants dans un environnement en perpétuelle mutation.

L'ICI assure le pilotage et la coordination de dispositifs pédagogiques clés et transversaux, dans le but de renforcer la cohérence et la qualité des formations de Sciences Po. Il encadre des chanSous l'autorité de la responsable du pôle études, et en étroite collaboration avec les écoles et services de Sciences Po, vous assurerez notamment les missions suivantes :

Gestion de la scolarité de la Formation académique commune des Masters :

- Suivi du programme (via le logiciel Banner) :

Création, paramétrage et mise à jour de données concernant les enseignements (profils enseignants, cours, tutorats), et la scolarité des étudiants, conformément aux évolutions du catalogue de cours FAC à mettre en oeuvre pour la rentrée 2026.

- Préparation de la rentrée et suivi des enseignements du semestre :

- Auprès des enseignants et teaching assistants

Création et mise à jour des dossiers administratifs
Diffusion d'informations (emails, documents) sur le cadre de la scolarité, via une boîte mail dédiée
Accompagnement des professeurs dans la mise en application des changements concernant les modalités d'évaluation pour la rentrée 2026
Élaboration des appels à candidature pour le recrutement des teaching assistants
Édition des lettres d'engagement
Conception des grilles horaires d'enseignement adaptées au catalogue de cours révisé
Traitement et mise en forme des documents de présentation des cours
Réservations d'amphithéâtres (cours et tutorats)
Suivi des e-cours, captés au format vidéo.

- Auprès des étudiants

Diffusion d'informations (emails, documents) sur le cadre de la scolarité, via une boîte mail dédiée
Contribution aux inscriptions pédagogiques.

- Organisation des examens de mi-semestre, de fin de semestre et des sessions de rattrapage :

Diffusion d'informations aux enseignants et des convocations aux étudiants
Élaboration des enveloppes d'examen et documents précisant les consignes
Traitement des copies et des bordereaux de correction
Classement et archivage des copies.

- Suivi de la validation des enseignements :

Saisie des notes des étudiants
Vérification et mise à jour des données dans Banner.

- Suivi statistique des activités d'enseignement et de la scolarité des étudiants en vue de la préparation des jurys, du bilan de fin d'année et du comité scientifique.

Assistanat administratif :


- Suivi des activités d'enseignement et projets du pôle études :

Participation au projet d'optimisation des processus de saisies et de publipostage
Classement, traitement des courriers, documents et données via les tableaux de suivi
Préparation et mise à jour de documents
Organisation de réunions et élaboration de compte rendus
Gestion de la prise de rendez-vous et accueil physique /téléphonique des étudiants et enseignants lors des permanences.



N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des projets développés.

- Formation Bac +3 et expérience(s) significative(s) dans le domaine de l'assistanat, idéalement dans une activité similaire
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries électroniques, navigation Internet, outils de visioconférence) et du logiciel de gestion de la scolarité Banner
- Maîtrise avancée de l'anglais (écrit et parlé)
- Qualités rédactionnelles en français et en anglais
- Aisance relationnelle, sens du service et goût prononcé pour le travail en équipe
- Curiosité, adaptabilité, réactivité, polyvalence
- Rigueur dans l'accomplissement des tâches
- Compétences organisationnelles, permettant d'anticiper et de gérer les priorités, dans le respect des échéances du calendrier de la scolarité
- Capacité à optimiser des processus métiers et à intégrer des innovations technologiques
- Capacité à faire un reporting
- Autonomie, esprit d'initiative
- Sens de la confidentialité et de la diplomatie
- Connaissance du projet éducatif et de recherche de Sciences Po.



Avantages :

- Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
- 40 jours ouvrés de congés payés par an
- Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
- Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
- Titres Restaurant
- Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
- Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.