Ensosp- Gestionnaire Administratif Dvai H/F - Service Public

LeService de la gestion administrative des intervenants de l'Ensosp recherche un(e) Gestionnaire administratif - GROUPE RIFSEEP : 2.
Affectation
Département des études - Division de la vie des apprenants et des intervenants - Service de la gestion administrative des intervenants
Vos activités principales

-Réceptionner et gérer les candidatures des intervenants extérieurs
-Mettre à jour le tableau de suivi des candidatures
- Transmettre les candidatures aux coordonnateurs discipline
-Suivre les campagnes de recrutement annuelles ou spécifiques
-Gérer les courriers de réponse aux intervenants à l'issue de la commission des coordonnateurs discipline
-Suivre et contrôler la constitution des dossiers des nouveaux intervenants
-Répondre aux sollicitations des intervenants
-Dématérialiser et mettre à jour les pièces administratives sur Formaltis
-Participer à la fiabilisation de Formaltis
-Participer au contrôle qualité des salles de cours
-Participer à l'archivage des dossiers
Activités secondaires
-Accueillir les intervenants
-Remettre les badges des salles de cours
-Convoquer, désister, annuler ou démobiliser un intervenant sur formaltis
-Affecter une salle de cours ou de réunion à la demande

Vos perspectives
Évolution vers d'autres emplois au sein de l'ENSOSP.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
-Temps et horaires de travail: 38 heures/semaine avec horaires variables
-Spécificités/sujétions particulières du poste: Service au coeur du process de l'école, à très forte transversalité, assurant un rôle de contrôle, d'information et de soutien auprès des départements.
-Contraintes: Permanence de l'accueil: 1 à 2 jours/semaine à 7h45 à 18h. Relances récurrentes envoyées aux intervenants en lien avec leur dossier administratif et nombreuses sollicitations de la part des intervenants et du personnel de l'école.
-Le télétravail est soumis à l'acceptation du supérieur hiérarchique.
-Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles;
-Adhésion au CNAS et possibilité d'adhésion à l'amicale des personnels;
-Prise en charge d'une partie de la restauration (restaurant administratif sur place)
Date de mise à jour de la fiche de poste 01/06/2026

Votre environnement professionnel
Activités du service
Le service de gestion administrative des intervenants assure :
-Le suivi des candidatures favorables et défavorables
-L'envoi des convocations, les désistements et les démobilisations sur une plateforme métier Formaltis
-La fiabilisation des dossiers intervenants
-La validation des services faits avant la fin du mois en cours
-L'accueil des intervenants et répondre aux nombreuses sollicitations des intervenants
-L'affectation des salles de cours pour l'ensemble des formations de l'Ensosp ou des salles de réunion en l'absence de l'assistante du service de la programmation.
-La remise et la restitution des badges de salles de cours
-Le contrôle qualité et le suivi des salles de cours
Composition et effectifs du service
Le service est composé de3 agents: 1 de catégorie B et 2 de catégorie C
Liaisons hiérarchiques
N + 2 = Adjoint au directeur du département des études
N + 1 = Cheffe de service de la gestion administrative des intervenants
Liaisons fonctionnelles
Interne: Tous les services de formation -coordonnateurs discipline - responsables pédagogiques les services ressources humaines/service paie de l'Ensosp
Externe: Intervenants extérieurs, services départementaux d'incendie et de secours, fonctions publiques (Etat, territoriale, hospitalière)