Agent Administratif Service Scolarité Enib H/F - Bretagne Inp

Bretagne INP est un tablissement-composante de l'EPE Universit de Brest cr au 1er mars 2025. Il opre sous la forme juridique d'un EPSCP et dveloppe des activits dans le domaine de l'ingnierie et du management. Il regroupe en son sein l?cole Suprieure d'Ingnieurs en Agroalimentaire de Bretagne atlantique (ESIAB), l'Institut d'Administration des Entreprises de Brest (IAE), cole universitaire de management et l'cole Nationale d'Ingnieurs de Brest (ENIB).1. Description de l'emploi et missions
La personne recrutée intégrera le service scolarité-relations entreprises de l'ENIB, en charge des actes administratifs et pédagogiques liés au cursus et à la vie étudiante. Elle assurera principalement la gestion administrative des actes relatifs aux périodes de formation en entreprise (stages et contrats de professionnalisation). Elle contribuera également à l'alimentation des indicateurs sur ce périmètre.

Activités principales :
- Contribuer à la gestion administrative et organisationnelle du service sur le périmètre des relations entreprises
- Accueillir les usagers (accueil présentiel)
- Assurer l'accueil téléphonique du service (renseigner, prendre les messages et réorienter les appels)
- Assurer le traitement quotidien, en lien avec d'autres agents, des mails de la messagerie du périmètre entreprises
- Saisir les ordres de mission, en lien avec un autre agent
- Participer à l'organisation d'événements
- Organiser le classement et la conservation de documents numériques

- Assurer la gestion des stages de tous les étudiants inscrits à l'ENIB
- Assurer la gestion des conventions de stage (rédaction, édition, envoi et suivi)
- Gérer les documents relatifs aux soutenances de stage (rapports, fiches d'évaluation, questionnaires de satisfaction .)
- Saisir les stages dans le logiciel Apogée
- Saisir les notes dans les tableurs du service et dans le logiciel Apogée

- Assurer la gestion des heures de formation et des documents de validation des contrats de professionnalisation
- Saisir les informations des contrats de professionnalisation dans les tableurs du service, dans Arexis et dans Apogée
- Assurer le suivi hebdomadaire des heures de formation des alternants
- Assurer la relation avec les entreprises concernant les absences en cours des alternants
- Gérer les documents relatifs aux soutenances des contrats de professionnalisation (rapports, fiches d'évaluation, questionnaires de satisfaction.)
- Participer à la gestion de la taxe d'apprentissage
- Saisir les versements annuels dans Arexis
- Effectuer des relances (téléphone et mails) et renseigner le tableur de prospection

- Contribuer à la mise à jour de la base de données Arexis
- Actualiser les données de la base Arexis (actualisations en masse et ponctuelle) (retours de mails non délivrés, participants événements entreprises.).

2. Compétences et qualités attendues
1) Savoirs (connaissances) :
- Réglementation des stages ;
- Techniques de gestion administrative.

2) Savoir-faire (compétences opérationnelles) :
- Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des logiciels AREXIS et APOGEE ;
- Utilisation d'outils de gestion des emplois du temps et des absences (EDT) ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques ;
- Capacité à organiser, classer et hiérarchiser les informations ;
- Expériences antérieures bienvenues.

3) Savoir-être (compétences comportementales) :
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Capacité à hiérarchiser les priorités et gérer efficacement les périodes d'activité intense
- Capacité à expliquer les procédures et à accompagner les usagers dans leurs démarches
- Grande patience, sens de l'écoute et excellentes qualités relationnelles
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service public

Candidature : CV, lettre de motivation, lettres de recommandation, le cas échéant, à retourner par voie numérique uniquement au service RH : ****@****.**.

Processus de recrutement : entretien.

Contact :
Madame CALVES, responsable du service scolarité-relations entreprises - ****@****.**

Experience: 6 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Maitrîse du logiciel APOGEE,Expérience au sein d'un service de scolarité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.