Assistant de Service HSE H/F - BIRD Trévoux

Gestion des demandes d'achat et des commandes :

- Participe aux réunions de travail sur les appels d'offres et la rédaction des cahiers des charges
- Effectue les demandes d'achats du service
- Suit les commandes en cours
- Fait les réceptions physiques et informatiques du service
- Contrôle et suit l'enregistrement des factures associées
- Réponds aux demandes de la comptabilité et/ou contrôle de gestion relatives aux prestations réalisées et aux facturations correspondantes

Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, vêtements...) :

- Demande les devis et planifie les prestations
- Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations
- Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets,..
- Gère les dysfonctionnements, répondre aux réclamations éventuelles et proposer des solutions aux problématiques remontées
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Gestion documentaire :

- Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire
- Est responsable du processus d'enregistrement des procédures dans l'outil de gestion documentaire.
- Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour.
- Diffuse, classe et archive les procédures du service

Coordinateur de formation du service

- Attribue en concertation avec le manager du service les parcours de formation / profils requis pour la qualification du personnel de son service.
- Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu'il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager.
- Etablit mensuellement un rapport permettant d'évaluer l'impact d'éventuels retards de formation.
- Après l'absence prolongée d'un collaborateur, réattribue les parcours de formation si absence de profil d'attribution.
- A la demande établit les rapports de qualification du personnel de son service.

Reporting

- Mise à jour des indicateurs service et/ou demandés par le global (track déchets, Atlas, CORA, ....)
- Participe à la bonne tenue et au suivi du budget de service HSE (CAPEX/OPEX)
- Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE.
- Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l'environnement déchets
- Suite et Réalise les CAPA dans les délais affectés

- Utiliser les outils bureautiques
- Connaissances en gestion de système documentaire
- Notions en droit du travail et droit de l'environnement
- Anglais
- Esprit pragmatique et méthodique
- Rigueur
- Sens du service
- Réactivité et autonomie
- Esprit d'équipe
- Sens de l'écoute et de la communication
- Capacité à prioriser