Assistant Administratif et Facturation H/F - EDHEC Business School - Campus de Nice

Fondée en 1906, l'EDHEC est aujourd'hui l'une des 10 meilleures écoles de commerce en Europe.

Basée à Lille, Nice, Paris, Londres et Singapour, et comptant plus de 90 nationalités sur ses campus, l'EDHEC est une école entièrement internationale directement connectée au monde de l'entreprise.

Avec plus de 60 000 diplômés dans 143 pays, elle forme des managers engagés capables de relever les défis d'un monde en pleine évolution.

Forte de ses valeurs fondamentales d'excellence, d'innovation et d'esprit d'entreprise, l'EDHEC a développé un modèle stratégique fondé sur une recherche réellement utile à la société, aux entreprises et aux étudiants.

Cette culture s'illustre notamment dans les travaux de l'EDHEC-Risk Climate Impact Institute, de l'EDHEC NewGen Talent Centre, de l'EDHEC infrastructure & private assets Institute ou encore de la récente chaire Management in Innovative Health.

L'École fonctionne comme un véritable laboratoire d'idées et joue un rôle de pionnier dans le domaine de l'éducation numérique via EDHEC Online, la première plateforme de formation diplômante entièrement en ligne.

Ces différentes composantes font de l'EDHEC un centre de connaissances, d'expériences et de diversité, destiné à préparer les nouvelles générations de managers à exceller dans un monde en pleine mutation. L'EDHEC en chiffres :

- 9 400 étudiants en formation académique

- Plus de 20 programmes diplômants allant du Bachelor au PhD

- 175 professeurs et chercheurs

- 13 centres et chaires de recherche spécialisés

Les activités principales sont les suivantes :

Volet EDOF et FT

- Gestion administrative des entrées et sorties des apprenants financés FT et CPF dans le système de gestion de l'école (sharepoint, Monday...)
- Sous la supervision du responsable delivery, déclaration des entrées en formation auprès de France Travail via le portail dédié (KAIROS) dans les délais réglementaires.
- Déclaration des sorties de formation (fin de parcours, abandon, rupture) et transmission des justificatifs associés.
- Suivi des dossiers de financement CPF (EDOF) : vérification des inscriptions, validation des paiements et gestion des litiges avec CDC.
- Emission de factures pour EDOF et FT.

Suivi de l'assiduité des apprenants et des apprenants FT (financement publique)

- Collecte, contrôle de l'assiduité.
- Gestion des relances auprès des apprenants.
- Suivi du taux de complétion et de gestion des relances via Monday.
- Préparation et transmission des états d'assiduité aux financeurs (France Travail, OPCO) selon les calendriers contractuels.
- Archivage et classement administratif
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Suivi de la facturation financement entreprise

- Émission et suivi des factures à destination des entreprises.
- Suivi et archivage des conventions de formation signées et les factures émises.
- Suivi des encaissements et relances amiables des impayés en lien avec le service comptable.
- Contrôle de la conformité des dossiers entreprises au regard des exigences légales et réglementaires (accords de formation, attestations de réalisation).
- Appui au responsable delivery pour la production de données à destination de tableaux de bord mensuels sur l'activité de facturation entreprise/Organismes publiques (chiffre d'affaires, reste à facturer, reste à encaisser).

Formation & expérience

- Bac +2 minimum (BTS Comptabilité, Gestion, Assistant de gestion, ou équivalent).
- Expérience de 2 ans minimum en gestion administrative et/ou facturation, idéalement dans le secteur de la formation professionnelle ou de l'enseignement supérieur.
- Connaissance des dispositifs de financement public de la formation (France Travail, CPF, OPCO, financements Région) fortement appréciée.

Savoir faire requis :

- Maîtrise des outils bureautiques et outils de la gestion de projet /SharePoint
- Aisance avec les logiciels de gestion de la formation et les portails financeurs (KAIROS, EDOF).
- Connaissance des règles de facturation du domaine de la formation professionnelle.
- Connaissance des conventions de formation et des accords de prise en charge.
- Maîtrise de l'anglais pour un compréhension écrite (lecture et rédaction).

Savoir être requis :

- Rigueur et sens du détail : la fiabilité des données
- Capacité à gérer les priorités dans un environnement multi-interlocuteurs (équipes pédagogiques, financeurs, entreprises, direction).
- Excellent sens de la communication écrite et orale pour les échanges avec les organismes financeurs.
- Discrétion et respect de la confidentialité des données apprenants (RGPD).
- Esprit d'équipe et réactivité face aux délais contraints des cycles de facturation.