Archiviste H/F - Hôptal NOVO

Présentation du service

Le service des Archives médicales est rattaché à la Direction de l'optimisation du parcours patients et recettes.

Il est composé de 19 agents répartis sur 3 sites (Aincourt, Beaumont-sur-Oise et Pontoise).

Identification du poste

Fonction: Archiviste Grade: Agent d'entretien qualifié / Ouvrier principal

Temps de travail: Poste à temps plein (mutation, détachement ou CDD)

Horaires de travail: Du lundi au vendredi: 8 h-16 h (avec pause méridienne de 30 min)

Congés: 25 CA (en fonction de la répartition sur l'année : 3 congés supplémentaires).

14 RTT.

Organisation des congés concertée au sein de l'équipe et soumis à validation.

Liaisons hiérarchiques

Directrice de la stratégie financière et de la performance

Directeur de l'optimisation du parcours patients et recettes

Responsable de service des archives médicales

Responsable adjoint du service des archives médicales

Liaisons fonctionnelles

Secrétaire des Archives médicales

Secrétariats médicaux et cadres de santé

Service Transports

Direction de la Qualité et Gestion des risques et des relations avec les usagers

Département de l'Information Médicale

Missions du poste

Assurer au quotidien le circuit du dossier patient entre les services de soins et le Service Central des Archives Médicales (SCAM).

Assurer la collecte, le classement et la conservation des archives médicales dans le respect de la réglementation en vigueur.

Activités principales

Ø Communication

Mise à la disposition des secrétariats médicaux des dossiers patients et gestion des demandes de consultation d'autres archives médicales.

- Livraison quotidienne des dossiers dans des armoires navettes dans les différents services,

- Création des dossiers patients demandés suivant la liste de travail,

- Retours et sorties des dossiers (demandés via le logiciel métier GESMEDIC ou par mail pour le classement ou des cas particuliers),

- Remplacement régulier au poste de «régulateur»: prise en charge des appels téléphoniques pour les demandes urgentes.

Ø Conservation

- Refoulement des dossiers et rangement des rayonnages au sein des magasins,

- Participation aux déménagements entre magasins

- Conditionnement: remplacement de pochettes usagées ou mise en boite,

- Récolement des magasins d'archives: mise à jour du récolement (travail équipe),

- Surveillance des conditions de conservation dans les magasins de conservation.

Activités secondaires

Ø Collecte

- Prise en charge et cotation de versements d'archives.

Ø Classement

- Enregistrement des dossiers de maternité aux Urgences gynécologiques,

- Enregistrement des dossiers de patients décédés,

- Intégration de pochettes (dossiers transfusionnels, dossiers de maternité,) transmises par les secrétariats dans les dossiers patients,

- Tri ponctuel de vracs d'archives médicales.