Secrétaire Pédagogique H/F - Université de Picardie Jules Verne

L'UFR des Sciences de l'Université de Picardie Jules Verne, compte près de 3 800 étudiants formés chaque année et répartis dans 6 départements d'enseignements : chimie ; électronique, énergie électrique, automatique (3EA) ; mathématiques ; physique ; sciences de la vie et de la terre et informatique. Le service scolarité de licence gère les licences 1, 2 et 3 et compte 7 agents.

Mission et activités

Poste placé sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative.

Réaliser des actes administratifs et de gestion courante dans le respect des techniques, des règles et des

procédures dans le domaine de la scolarité.

Activités principales

- Gestion des emplois du temps
- Élaboration des emplois du temps sur CELCAT de licences, licences professionnelles et masters
- Élaboration des plannings des examens de licences sur CELCAT:
- Prises de contact avec les enseignants et les gestionnaires de scolarité
- Élaboration et saisie des emplois du temps et plannings sur l'application CELCAT
- Réservation des amphis et salles auprès du service d'Exploitation et de Logistique
- Diffusion des emplois du temps et plannings à l'équipe administrative
- Gestion des rattrapages de cours et TD
- Planification et saisie dans CELCAT des rattrapages suite aux annulations d'enseignement
- Réservation des amphis et salles auprès du Service d'Exploitation et de
- Logistique

Gestion administrative

- Les 1/3 temps pour les L1, L2 et L3 (examen à préparer, edt, sujets, PV...)
- Le monitorat pour les L1 : plannings hebdomadaires
- La gestion des stages (accompagnement, suivi)
- Le suivi des candidatures pourrait également être délégué (E-Candidat, Études en France, DAP vert/DAP blanc ainsi que les transferts départ et arrivée). (Pour une première inscription en première année de licence dans une université française, une demande d'admission préalable (DAP) est obligatoire pour les ressortissants extra communautaires).

Activités associées

Possibilité de suppléer en cas d'absence d'un(e) gestionnaire de scolarité pour garantir la continuité des opérations

Compétences requises

Connaissances

- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
- Techniques de communication
- Connaissance générale du fonctionnement de l'université

Compétences opérationnelles

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : CELAT, APOGEE, eCandidat
- Maitriser les outils bureautiques : Word, Excel

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation
- Rigueur, fiabilité
- Sens relationnel
- Polyvalence
- Esprit d'équipe