Assistant de Gestion H/F - Association pour le Developpement De..

L'assistant(e) de gestion a pour missions d'assurer le suivi administratif et comptable de la structure, de participer à la collecte et au suivi des données du CFA, de contribuer au bon fonctionnement des services généraux et d'accompagner la gestion administrative des ressources humaines.
Gestion des aides aux apprentis :
- Assure le traitement administratif complet des dossiers d'aides individuelles (aides régionales .).
- Assure la collecte des pièces justificatives, les relances et la transmission aux organismes compétents.
- Prépare des bilans synthétiques à destination de la direction.

Gestion des données et production statistique :
- Traite et analyse les enquêtes de satisfaction
- Collecte, met en forme les indicateurs d'activités : résultats d'examen, taux d'embauche, féminisation, QPV, etc.
- Contribue à la fiabilité des données transmises dans le cadre des obligations légales du CFA.
- Collecte des données issues d'YPAREO permettant une analyse de l'activité de la structure
- Réalise et suit les enquêtes ministérielles et régionales relatives aux apprentis : SIFA .

Gestion comptable et administrative des fournisseurs :
- Vérifie la conformité des factures fournisseurs et assure le suivi hebdomadaire des règlements.
- Participe à la recherche et à la sélection de nouveaux fournisseurs et prestataires (devis, comparatifs, recommandations).
- Transmet les factures fournisseurs, partenaires et notes de frais au service comptable externalisé.
- Prépare les parapheurs pour validation, signature et paiement par la direction et/ou la RAF.
- Assure le classement et l'archivage des pièces comptables.
- Répond aux demandes d'information du service comptable externalisé.
- Participe à la constitution du dossier de clôture comptable (collecte des éléments, organisation des pièces.).

Gestion administrative des ressources humaines :
- Gère les adhésions et les mises à jour des dossiers de mutuelle
- Suit les absences, retards, récupérations et justificatifs des salariés.
- Assure le suivi des inscriptions à la médecine du travail.
- Participe au suivi du plan de développement des compétences et des formations.
- Collecte, contrôle et archive les documents administratifs liés aux salariés.

Gestion des services généraux :
- Centralise les demandes internes en matière de fournitures de bureau, matériels et meubles et assure les commandes.
- Assure la gestion de l'informatique et des télécommunications et gère la relation avec le prestataire informatique et organise les interventions.
- Supervise l'intendance des locaux : maintenance courante, gestion des espaces, propreté, sécurité.
- Participe à la mise à jour du DUER
- Planifie les réservations de salles pour les évènements (JI, JPO.)
- Organise les événements internes (séminaire, JPO...) et les déplacements professionnels.
- Trie, traite, envoie et redistribue le courrier

La connaissance du domaine de la formation serait un plus.

Savoir-faire:
- Qualités rédactionnelles
- Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint indispensables)
- Force de propositions
- Respect des délais

Savoir être :
- Qualités relationnelles (présentation, sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et dialogue)
- Esprit d'équipe
- Polyvalence
- Calme et maitrise de soi
- Discrétion et confidentialité
- Rigueur et sens de l'organisation
- Autonomie
- Réactivité
- Aptitude à l'écoute et à la formulation
- Sens de l'organisation
- Capacité à rendre compte

Experience: 1 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Classer des documents,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.