Gestionnaire Administratif Écoles Doctorales H/F - Universite Paris-Saclay

L'agent-e est chargé-e de la gestion administrative des deux Écoles doctorales de Droit, Économie et Management (École doctorale d'Économie et École doctorale Management et Droit). Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les directeurs des Écoles doctorales et avec l'assistante pédagogique responsable du suivi administratif et pédagogique des doctorants.

Les écoles doctorales, ED, sont les outils de gestion et pilotage des études doctorales et des doctorants.

Le fonctionnement des ED repose sur :

Un conseil de l'ED ;
Un bureau de l'ED;
Un directeur et une équipe de direction;
Un coordinateur institutionnel : composante universitaire, École ou université membre-associée, mettant à disposition des moyens pour en assurer le fonctionnement.

Mission du service ED / positionnement hiérarchique :

Sous l'autorité du responsable hiérarchique du service de la recherche, vous travaillerez au sein d'une équipe de 6 personnes.

Le service de la recherche de la faculté est en chargé de la gestion administrative et budgétaire des laboratoires de la faculté, du suivi des contrats de recherche, de la valorisation de la recherche de la faculté et de la gestion 2 Écoles Doctorales.

Missions principales de l'agent-e :

Assister la Direction des Écoles Doctorales (ED) et Économie & Management, avec l'appui de l'UFR Droit Economie Management ;
Élaborer, mettre en oeuvre (devis,etc.) et suivre les budgets ;
Appuyer les équipes de direction dans l'organisation de leur vie institutionnelle : conseils de l'ED, réunions de rentrée (préparation, invitations des doctorants, convocations des membres , rédactions des comptes rendus, etc;
Assurer le suivi et les remontées d'informations demandées aux EDs (enquêtes ministérielles et autres enquêtes diverses, indicateurs, etc.) ;
Assurer la coordination avec les agents administratifs en lien avec les entités, la composante et les services centraux (Maison du Doctorat, service financier, etc.) ;
Contribution à l'organisation d'évènements divers et à leur communication ;
Assurer la mise à jour du site web des ED ;
Assurer le suivi des dossiers de cotutelle en coordination avec la Maison du Doctorat ;
Organiser la diffusion et le suivi des campagnes de bourses CSC et ADI ;
Gérer et mettre en place les élections des représentants doctorants (tous les 2 à 3 ans).

Vous aurez également la mission d'apporter un renfort opérationnel auprès du service de la recherche : coordination logistique de colloques et appui à la gestion administrative.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

Connaissance des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le service public
Connaissance des techniques et outils de communication, rédaction administrative
Maîtrise de la suite bureautique et des outils web
Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche et de la structuration de la recherche publique
La plupart des activités se déroulent en français. Toutefois, une bonne pratique de l'anglais serait un plus en raison du caractère international de certaines activités
Connaissance des activités de recherche des laboratoires

Savoir-faire :

Gestion administrative
Logiciels spécifiques de l'activité (formation possible)
Sens de la planification de ses activités
Savoir rendre compte
Savoir informer et compiler

Savoir-être :

Excellent relationnel
Travail en équipe
Autonomie
Force de proposition
Réactivité
Pragmatisme
Fiabilité
Capacité de synthèse
Rigueur

Experience: Débutant accepté

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.