Secrétaire H/F - Syndicat Mixte pour la Gestion des Eaux

Le SyAGE, est chargé de l'assainissement et de la GEMAPI ainsi que de la mise en oeuvre du Schéma d'Aménagement et de Gestion des Eaux (SAGE) de l'Yerres. A noter que seules 18 communes sont concernées par la compétence assainissement.

Le Service Contrôles relève de la Direction Assainissement Usagers composé également du Service Aménagement. Le Service Contrôles est constitué de 13 agents.

Ce service met en oeuvre la politique de gestion des eaux pluviales à la parcelle et promeut les techniques de gestion alternative. Il est chargé du contrôle de conformité dans le domaine privé des usagers. Il est l'interface du SyAGE avec les usagers pour la gestion des rejets et suit l'avancement des mises en conformité de la séparativité des réseaux eaux usées et pluviales.

Dans ce cadre, le service Contrôles gère en moyenne 850 dossiers par an liés aux mutations immobilières sur les 18 communes. Ce quantitatif a été amené à augmenter dès 2022 avec l'obligation induite par la Loi « Climat » de rendre obligatoire ce contrôle préalablement à une vente. Cette même loi impose également un contrôle des copropriétés.

Le ou la secrétaire en charge du suivi de ces contrôles est l'interlocuteur(trice) privilégié(e) du technicien en charge du secteur et est en contact avec les usagers lors de la mise en conformité de leurs installations d'assainissement.

Vos missions
Suivi administratif des mises en conformité des installations d'assainissement dans le cadre des mutations immobilières ou de contrôles de copropriétés :

- Gestion des appels téléphoniques
- Rédaction de courriers, de comptes rendus de réunions et autres documents
- Gestion des parapheurs (mise dans le circuit de visa, réception après signature)
- Suivi du logiciel courrier
- Mise à jour de la base de données métiers
- Mise à jour des procédures
- Suivi budgétaire (saisie des bons de commandes, validation de factures, suivi des recettes) en lien avec le service des finances
- Intérim en cas d'absence de secrétaires du service

Votre profil
Diplôme de niveau Bac minimum dans le domaine du secrétariat.
Expérience dans un poste similaire appréciable.
Aptitudes requises :
- Connaissances en rédaction de courriers, prises de notes.
- Pratique de logiciels courriers, de finances et de saisie de bases de données
- Connaissance appréciée du contexte réglementaire spécifique (Code de la santé publique, Code de l'environnement, Code de l'urbanisme, urbanisme réglementaire et opérationnel.).
- Connaissance des principes de la commande publique et des principes budgétaires des collectivités locales.
- Qualités rédactionnelles et relationnelles, rigueur, organisation et capacités d'anticipation.
- Maîtrise des outils bureautiques.
Permis B.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Collecte et traitement des eaux usées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.