Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - France Travail

L'Assistant Administratif (h/f) a pour missions principales: la réception des échantillons, l'accueil des clients, l'organisation de la logistique des échantillons vers le laboratoire ou les sous-traitants, le suivi des interventions de prélèvements.

Mission 1 :
- Suivi commercial des clients
- Gestion de la relation client (préparation d'intervention, questionnement, conseil) ;
- Pris en charge des demandes d'analyses et planification de celles-ci.

Mission 2 :
- Suivi administratif des clients
- Réception des bons de commande,
- Enregistrement et gestion des fiches clients et grilles tarifaires dans le logiciel ;
- Gestion des listes de diffusion par mail des résultats clients.

Mission 3 :
- Gestion des commandes clients
- Saisie, planification et suivi des commandes et demandes clients
- Organisation des collectes d'échantillons et transport vers le laboratoire ou les sous-traitants ;
- Organisation de la sous-traitance des analyses auprès des prestataires référencés dans la revue de contrat ;
- Préparation et expédition du matériel de prélèvements vers les clients ou les préleveurs (boxes, glacières, flacons).

Mission 4 : Secrétariat
- Accueil et réception des échantillons
- Accueil des clients, fournisseurs, visiteurs, livreurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Contrôle et réception des livraisons (état des colis, nombre de colis) ;
- Réception de tous les échantillons, vérification de leur conformité (identité, quantité, critères à réception), enregistrement et codage dans le logiciel, étiquetage ;
- Transmission des accusés de réception aux clients ;
- Saisie des données d'échantillonnage dans le Logiciel ;
- Préparation des colis pour les laboratoires sous-traitants et organisation leur prise en charge par un transporteur ;
- Mise en application des dispositions en matière de gestion, stockage et archivage des documents administratifs.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Assurer la gestion administrative d'une activité,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Expérience similaire en laboratoire appréciée

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Analyses, essais et inspections techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.