Agent du Standard H/F - Prefecture de Departement Ain

Intitulé de l'emploi :
Agent du standard -Site Préfecture au 01/08
Vos activités principales :
1)Accueil et traitement des appels
- Accueillir de façon personnalisée, puis acheminer les communications téléphoniques destinées à la préfecture vers le service compétent
- Communiquer des informations générales aux usagers de la préfecture
- Assurer le transfert des lignes téléphoniques dans le cadre de la mutualisation du standard téléphonique avec celui de la préfecture du Rhône
- Garantir la continuité des liaisons gouvernementales
- Documenter et mettre à jour les procédures d'exploitation et outils du standard ( annuaires, tableau synoptique.)
- Mettre en oeuvre et respecter les engagements de la charte Quali-Ate, relatifs au fonctionnement du standard téléphonique et des procédures internes.
- Veiller au bon fonctionnement des moyens opérationnels du standard (autocommutateur, fax, réseau de commandement.) en coopération avec le BISIC.

2)Gestion des télécopies / Système CASTEL
- Surveiller les messages en provenance du réseau de commandement
- Prévenir les autorités de l'envoi de fax par les services opérationnels à leur attention (rétentions de permis, hospitalisations d'office.)
- Répondre aux sonneries sur le système CASTEL dans les périodes de fermeture de la loge
Vos activités secondaires
Gestion de la BAL structurelle de la préfecture
- Transférer les messages reçus sur la BAL structurelle « courrier » aux services compétents.
En cas de nécessité de service ( remplacement de l'agent du courrier/loge de la préfecture)
- Tenue de la loge
- Gestion du courrier entrant et sortant

Spécificités du poste :
Le standard de la préfecture de l'Ain est activé de 7h45 à 19h45, du lundi au vendredi (sauf jours fériés). En dehors de ces horaires, les appels sont renvoyés à la préfecture de région.
Pour les nécessités de service, les agents affectés au standard bénéficient de trois cycles de travail :
- l'un commence à 7h30 du matin et se termine à partir de 15h15
- un autre débute à 12h00 et se poursuit jusqu'à 19h45 le soir
- un cycle intermédiaire s'organise librement durant la journée avec les plages fixes et mobiles définis dans le règlement intérieur de la préfecture.
Les agents du standard s'organisent par roulement à la semaine.
En raison de l'impératif de continuité des liaisons gouvernementales, un cycle d'astreinte de 7 jours est organisé entre les agents du standard. Les agents d'astreinte doivent pouvoir rejoindre la préfecture à toute heure en 1h maximum s'ils sont rappelés.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Identifier, traiter une demande client,Accueillir, orienter, renseigner un public,connaître l'environnement professionel

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.