Agent Service Population - Unions - Elections - Titre d'Identité - Etat Civil - Mairie de Montbrison H/F - Communes

l'agent recueille et traite les informations relatives aux élections, à l'état civil, unions et titres d'identité.

Activités principales

Gestion de l'Etat Civil :
- Rédige des actes de naissances, mariages, décès
- Tient les registres d'état civil
- Gère des dossiers de demandes de changement de nom et de prénom
- Gère des mentions sur registre
- Gère les rectifications administratives
- Veille à la bonne organisation des mariages
- Veille au bon enregistrement des PACS
- Organise les parrainages
- Assure le bon fonctionnement de COMEDEC

Elections
- Assure la bonne tenue de la liste électorale
- Participe à l'organisation matérielle des différents scrutins

Traitement des dossiers et saisie de documents
- Mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser une base d'informations - liste électorale
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs - actes de mariages
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances (Commission liste électorale)

Planification et suivi
- Prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc...)

Activités annexes

Accueil physique et téléphonique en Mairie
Accueil physique et téléphonique à l'agence postale de Beauregard
Renouvellement et vente de concessions des cimetières
Inhumations - exhumations
RIL

Modalités d'exercice

du lundi au vendredi sur 38h/semaine
NBI : accueil du public
Horaires selon le planning défini dans le service
25 CA + 2 fractionnés ; 18 RTT/an pour un temps plein
Poste à roulement fixe

avec comme particularités :
Travail les dimanches d'élections
Poste à roulement fixe
Officier d'Etat civil avec option enregistrement PACS
Possibilité de travailler l'agence postale de Beauregard de manière ponctuelle, dont certains samedis matin

De formation niveau 5 (Bac +2) avec des compétences professionnelles :
- Connaissance des code électoral et civil (plus IGREC)
- Législation des titres d'identité
- Connaissance Suite LOGITUD (Siècle, Suffrages), Requiem, TES appréciée
- Maîtrise des outils bureautiques et des techniques d'accueil du public

et avec des qualités :
- Secret professionnel, devoir de réserve
- Esprit d'équipe
- Polyvalence
- Sens relationnel
- Méthode, organisation et rigueur
- Esprit d'analyse
- Autonomie
- Disponibilité