Coordinateur Documentation HSE H/F - Hero Ambérieu

BUGEY AIN'TERIM "Mettre la bonne personne en face du bon poste"

Notre société BUGEY Ain'térim est spécialisée dans le recrutement CDD-CDI-INTERIM.

Notre connaissance des bassins d'emploi, des savoir-faire avec un travail en réseau nous permettent ainsi un véritable maillage des territoires mais aussi et surtout de véhiculer des valeurs humaines fortes, un esprit d'entreprendre, un respect des clients et des collaborateurs intérimaires.

Notre agence recrute pour son client : Un Coordinateur documentation HSE/Facilicy (H/F).

Le Coordinateur Documentation HSE/Facility a la charge de réaliser les commandes du service HSE et Facilities ainsi que de suivre les contrats qui lui sont affectés. Il gère la documentation, la communication HSE, et à la charge de la mise à jour des indicateurs du service et des reporting interne/externe.

Missions :

- Gestion des demandes d'achat et des commandes :
- Participe aux réunions de travail sur les appels d'offres et la rédaction des cahiers des charges
- Effectue les demandes d'achats du service et assure les réceptions physiques et informatiques du service
- Contrôle et suit l'enregistrement des factures associées
- Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, sanitation, vêtements...) :
- Demande les devis et planifie les prestations
- Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations
- Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets, sanitation,..
- Gestion documentaire :
- Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire
- Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour.
- Diffuse, classe et archive les procédures du service
- Coordinateur de formation du service
- Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu'il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager.
- Etablit mensuellement un rapport permettant d'évaluer l'impact d'éventuels retards de formation
- Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE.
- Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l'environnement déchets

Savoir :

- Utiliser les outils bureautiques
- Connaissances en gestion de système documentaire
- Notions en droit du travail et droit de l'environnement
- Anglais

Savoir-Faire :

- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, ...)
- Connaissance d'un ERP (type SAP)

Savoir-être :

- Esprit pragmatique et méthodique
- Rigueur
- Sens du service