Secretaire H/F - Association EOLE

Association, gestionnaire de dispositifs d'hbergements d'urgence hommes seuls et familles, d'un accueil de jour, d'hbergement d'insertion CHRS hommes seuls et familles, de 6 maisons relais, d'un service logement, d'un service d'insertion par la culture, d'un atelier chantier d'insertion,...Service : Accueil de jour
CDD du 14/09/2026 au 20/04/2027 - 24h

Missions
- Accueil téléphonique (gestion du standard) et ventilation des messages auprès des salarié-e-s
- Gestion des commandes, des stocks et réception des produits (produit d'entretien, fournitures de bureau, transport.)
- Indicateurs d'activités mensuelles et annuel (statistiques/ rapport d'activité)
- Gestion administrative du personnel (feuilles de congés, variable de paie, justificatifs de transport.)
- Aide à la réalisation et à l'actualisation du planning collectif mensuel des salarié-e-s de la structure
- Actualisation des documents internes répertoriant les présences, entrées et sorties des personnes accueillies
- Gestion de la communication interne de la structure, gestion du courrier (Réception / navette / dactylographie / Envoi)
- Gestion du tableau de bord des prestataires extérieur-e-s intervenant sur la structure (renfort Intérims)
- Archivage numérique et physique, création/modification des documents modélisés
- Prise de note / Rédaction des notes d'information, de service
- Gestion des dispositifs de sécurité (entretien, maintenance, vérification)

PROFIL PROFESSIONNEL / COMPETENCES ATTENDUES

- Bon niveau pack office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, Outlook / informatique), capacités de création de tableaux de bord, amélioration permanente des processus, savoir gérer des stocks et commande en fonction d'un budget.
- Utilisation du logiciel TICADI (gestion des denrées distribuées par la Banque Alimentaire)
- Capacités à s'intégrer et à travailler en équipe, savoir travailler en lien étroit avec la cheffe de service
- Maitrise des normes rédactionnelles
- Savoir gérer les priorités et le temps
- Savoir gérer le stress et l'urgence, être autonome très rapidement, dynamique et rigoureux
- Capacité à s'adapter à son interlocuteur (Travailleurs sociaux, agents d'entretien, agents de restauration, cheffe de service.)
- Capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels et un anglais basique sont des plus

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser le traitement des commandes,Organiser le traitement des commandes,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Utiliser les outils numériques,Organisation, rigueur, discrétion,Suivi planning collectif et des demandes de congés,Utilisation du logiciel TICADI ,Gérer/suivre procédures recrutement- gestion rdv,Capacité à s'adapter à sn interlocuteur,Bonne gestion du stress,Bonnes capacités orales et rédactionnelles,Excellente maîtrise du pack Office et outils com,Aisance relationnelle interne et externe,Tenue du standard et accueil physique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).