Assistant Admnistratif Polyvalent - Apate Siège - 75011 H/F - APATE

L'Association Pour l'Accueil de Tous les Enfants : APATE a t fonde en octobre 1990.

Notre vocation est de lutter contre l'exclusion des enfants pour cause de handicap ou de maladie en pratiquant une inclusion collective de ces enfants dans nos 6 tablissements d'accueil de jeunes enfants .

L'APATE gre galement un espace de soutien la parentalit et un centre de formation.L'APATE : L'Association Pour l'Accueil de Tous les Enfants est une association de 7 structures d'accueil de jeunes enfants qui lutte contre l'exclusion des enfants pour cause d'handicap ou de maladie en mettant en avant une inclusion collective.
Nos établissements accueillent un public diversifié, dont un tiers d'enfants en situation de handicap (tous types de handicaps) ou porteur d'une maladie chronique.
Nous mettons au coeur de notre projet des valeurs de bienveillance, de respect du rythme de chaque enfant, d'écoute active et de soutien à la parentalité.

Gestion administrative, contractuelle et moyens généraux
- Guider l'ensemble des salariés dans l'utilisation quotidienne de notre outil de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur).
- Intégrer et mettre à jour les contrats des prestataires ainsi que l'historique des interventions directement dans notre outil de suivi.
- Vérifier rigoureusement la conformité administrative des intervenants externes (assurances, contrats, attestations URSSAF, permis de feu, etc.).
- Suppléer la personne responsable des moyens généraux en son absence afin d'organiser les interventions urgentes.
- Actualiser les tableaux de bord pour suivre les échéances contractuelles et réglementaires.
- Organiser le classement, l'archivage des documents et gérer les tâches administratives quotidiennes du siège.

Gestion comptable courante
- Réceptionner, traiter et numériser les factures via l'outil de dématérialisation Zeendoc, et suivre le circuit de validation interne.
- Préparer les campagnes de paiement fournisseurs, saisir et contrôler les états de caisse, et réaliser les rapprochements bancaires.
- Accompagner et appuyer les directrices de crèche dans le suivi des facturations familles, le traitement des impayés et le déploiement des relances.
- Intégrer les écritures comptables diverses (journaux de ventes, écritures de salaires, fournisseurs) grâce à nos outils de gestion.
- Vérifier les tableaux de suivi des budgets des établissements, en lien étroit et régulier avec les directrices de crèche sur le terrain.

Développement des ressources et partenariats
- Mettre en oeuvre les actions visant à développer la collecte de la taxe d'apprentissage.
- Prospecter, développer et fidéliser les entreprises partenaires.
- Participer à la promotion des actions et projets de l'association.
- Identifier les appels à projets et participer à la constitution ainsi qu'au suivi administratif des dossiers de financement.

Communication et vie associative
- Animer les réseaux sociaux et contribuer à la visibilité de l'association.
- Participer à la mise à jour des supports de communication.
- Contribuer à l'organisation des événements et manifestations associatives.
- Assurer le suivi administratif des instances et de la vie associative.

Profil recherché

Formation
- Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, gestion des organisations, communication ou développement associatif
.
Compétences
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
- Connaissance du fonctionnement associatif appréciée.
- Intérêt pour la communication, le développement de partenariats et la recherche de financements.
- Notions de comptabilité et de gestion administrative.

Qualités personnelles
- Polyvalence et adaptabilité.
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Autonomie et rigueur.
- Dynamisme et esprit d'initiative.
- Aisance relationnelle et capacité à représenter l'association auprès de partenaires extérieurs.

Pourquoi nous rejoindre ?
Vous intégrerez une structure à taille humaine où votre polyvalence et votre engagement contribueront directement au développement de l'association. Ce poste offre une diversité de missions alliant gestion, communication, partenariats et soutien à la vie associative.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.