Assitant·e Administrative Formation CDD H/F - Everience

HELPLINE est spécialisée dans l'infogérance du support utilisateur et la mise en oeuvre d'une expérience collaborateur augmentée par l'IA, où l'expertise humaine et la technologie s'enrichissent mutuellement.

HELPLINE compte 2500 collaborateurs au service de plus de 200 clients. Elle affiche un CA de +200 M€ en 2025. HELPLINE fait partie d'Everience, groupe international de conseil et de services numériques augmentés, pionnier de la symbiose Homme-IA en entreprise.

Dans le cadre d'un remplacement d'un congé maternité, nous recherchons un Assitant.e administrative formation en CDD pour une durée de six mois à partir d'Aout 2026.

Au profit de l'Institut de Formation, vous serez rattaché à la Responsable Formation.

l'Assitant.e administrative formation aura pour mission d'accompagner et faciliter l'organisation des formations au sein d'une équipe composée de 3 personnes.

Vos missions seront :

- Garantir et assurer, dans le respect des délais, l'établissement de l'ensemble des documents liés aux actions de formation.
- Gestion administrative dans l'outil numérique de formation (LLE) (la saisie, la mise à jour et le suivi des données), suivi logistique de formation (accueil de stagiaires, gestion de salles, support Teams pour les sessions en distanciel), relations avec les collaborateurs & l'équipe RH.
- Constitution des dossiers formateurs (feuilles de présences, feuilles d'évaluations à chaud).
- Préparation des éléments de suivi du collaborateur.
- Réception de l'ensemble des documents.
- Contrôle et validation des factures / suivis des écarts avec le prestataire.
- Suivi du taux de remplissage des sessions avec les tableaux de bord.

Vous disposez d'une expérience réussie sur un poste similaire en gestion administrative et/ou formation (alternance & stages acceptés).

- Vous êtes rigoureux et organisé est la clé pour réussir dans ce poste.
- Vous êtes force de proposition et d'amélioration sur nos outils et process
- Vous maîtrisez l'outil informatique et des outils bureautiques (Word, Excel...).