Chef-Fe de la Section d'Appui aux Usagers H/F - Préfecture de la Drôme

Votre environnement professionnel :

Service du secrétariat général commun départemental 26, en charge des fonctions support pour l'ensemble de l'Administration Territoriale de l'État (ATE).

Activités du service :
Les missions du SIDAUM sont effectuées en multi-sites: préfecture, sous-préfectures, directions départementales interministérielles, SGCD:
- vecteurs d'accueil : accueil général, téléphonique, courrier
- autres moyens mutualisés: parc auto, archives, reprographie
- mission «développement durable» et plan des mobilités

Composition et effectifs du service :
Le SIDAUM est composé de 16agents dont 2 cadres A,
il comprend:
- un pôle d'appui aux usagers;
- un pôle moyens mutualisés ;
- la mission développement durable assurée par l'encadrement.

Vos activités principales :

Sous la responsabilité et la coordination du chef du SIDAUM et de son adjoint, le chef de section d'appui aux usagers assure les missions suivantes:

- Encadrer une équipe de 12 agents C (2 gestionnaires courrier, 3 standardistes préfecture, 4 chargés d'accueil et d'instruction des titres, 2 agents d'accueil en DDI et 1 agent conseiller numérique au PAN).
- Gestion des congés et planning.
- Établissement et mise à jour des fiches de procédures, outil de recherche par mots clés et guide de l'accueil préfecture.
- Garant du respect des engagements du label «Qual-e-ATE» et participation active au processus d'amélioration continue de la démarche.
- mise à jour des scripts Serveurs Vocaux Interactifs (SVI) des services bénéficiaires en lien avec eux.
- Coordination, organisation et animation de l'accueil et du service à l'usager en utilisant les différents canaux de contact (communication interne et externe).
- Participer à la mise en oeuvre des moyens nécessaires pour assurer la sécurité de l'accueil physique.
- Accompagner les agents dans la réalisation des accueils spécifiques, difficiles ou complexes.
- Veiller à la bonne gestion du courrier ordinaire et réservé.
- Assurer, avec les agents d'accueil et d'instruction des titres la mission des CNI/Passeports, les missions de proximité au PAN et le le contrôle des habilitations des professionnels de l'automobile.
- missions de proximité pour le réseau des mairies sur la mission CNI/passeport.
- référent et administrateur du logiciel RDV préfecture.
- traitement des interventions des usagers et lien avec l'animateur de France service.

Liaisons hiérarchiques :

Directrice adjointe du SGCD
Directeur du SGCD

Liaisons fonctionnelles :

CODIR du SGCD et délégués du SGCD auprès des services ; bénéficiaires ; Services bénéficiaires et délégués du SGCD ;
CERT et DLPAJ ; Animateur France Service ; Comités d'usagers ;
Contrôleur de la performance sur le volet qualité ; Services de «La Poste».

Groupe RIFSEEP : 1

Durée attendue sur le poste: 5 ans

Vos perspectives:Tout poste équivalent ou supérieur.

Code RMFP : ERUSA001 / Code RIME : FP2USA02

Compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :
Savoir manager / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique - requis

Savoir gérer les conflits / niveau pratique - requis

Savoir-être :
Savoir accueillir/ niveau pratique - requis
Savoir s'exprimer oralement/ niveau pratique - requis
Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines/ niveau pratique - requis