Assistant·e Administratif·ve Chargé·e de l'Accueil et Suivi Évènementiel - Commune de Quiberon H/F - Communes

Le Palais des Congrès de Quiberon ouvre en septembre 2026.
Au sein d'une équipe à taille humaine, le/la futur.e titulaire du poste sera le pivot administratif et opérationnel entre
la phase d'organisation et la réalisation des événements.
Ce poste s'inscrit dans une logique de complémentarité forte avec l'ensemble de l'équipe.
Chaque agent est en mesure d'assurer l'accueil et le suivi d'un événement, qu'il soit à l'initiative de la ville, d'associations ou de clients privés.
La transversalité et la polyvalence est au coeur du fonctionnement du Palais.

Missions principales :

Administration et suivi des dossiers événementiels
- Prendre en charge les dossiers événementiels après signature du devis par le client ;
- Rédiger des devis simples pour les événements de petite taille (location d'une salle, réunion, séminaire restreint) ;
- Gérer l'envoi des demandes d'acompte et des factures post-événement ;
- Constituer les dossiers techniques à destination des prestataires (traiteurs, intermittents) et du régisseur ;
- Recueillir les besoins précis du client : configuration de salle, horaires, prestations complémentaires ;
- Confirmer avec le client les plannings, horaires et modalités d'organisation ;
- Assurer le suivi administratif du dossier jusqu'à clôture de l'événement.

Accueil et présence événementielle
- Accueillir les clients à leur arrivée et les accompagner dans les espaces réservés ;
- Accueillir les prestataires (traiteurs, intervenants extérieurs) et les orienter sur site ;
- Être le point de contact client le jour de l'événement en lien avec le régisseur ;
- Veiller au bon déroulement de l'accueil et à la satisfaction client sur place.

Appui commercial et transversalité
- Soutenir le chef de projet commercial sur certains dossiers selon la charge d'activité ;
- Assurer, dans un esprit de polyvalence et de travail d'équipe, la continuité de service du Palais des Congrès, notamment par la participation à la mise en place, l'aménagement et la remise en configuration des espaces selon les besoins des événements ;
- Contribuer à l'accueil et au suivi d'événements portés par la ville ou des associations locales.

Profil recherché :

Compétences administratives et organisationnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, logiciel métier) ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur ;
- Connaissance ou appétence pour la facturation et le suivi financier ;
- Aptitude à rédiger des devis et documents administratifs clairs.

Compétences relationnelles
- Sens de l'accueil et du service client - contact direct avec les organisateurs et prestataires ;
- Aisance dans la communication orale et écrite ;
- Capacité à travailler en équipe restreinte et à s'adapter aux imprévus.

Qualités personnelles
- Rigueur, fiabilité et sens du détail ;
- Polyvalence et esprit d'initiative ;
- Intérêt pour le secteur événementiel et la relation client.

Formation et expérience
- Formation Bac +2 minimum en administration, gestion, événementiel ou équivalent ;
- Expérience dans le secteur événementiel, hôtelier ou de la relation client appréciée ;
- Permis B souhaité.

Conditions de travail :

La majorité des événements se déroule en journée. Des soirées et week-ends sont ponctuellement requis selon le calendrier événementiel, dans le cadre de l'annualisation du temps de travail.
Le poste est conçu dans une logique de complémentarité d'équipe : en fonction des besoins, chaque agent peut être amené à intervenir sur des missions relevant d'un autre poste, afin de garantir la continuité et la qualité de service du Palais des Congrès.