Assistant Administratif - Duclair H/F - Communes

Membre de la Métropole Rouen Normandie et du Parc Naturel Régional des Boucles de la Seine Normande, ville fleurie ***, à 20 kms de Rouen.
Ville bénéficiant d'une situation privilégiée en bord de Seine, Duclair est située au carrefour de trois grandes abbayes normandes (Saint Wandrille, Saint Martin de Boscherville et Jumièges) au départ de la route des fruits, au coeur de l'axe Rouen-Le Havre.
Porte d'entrée Ouest de la Métropole Rouen Normandie, nichée au coeur de la vallée de l'Austreberthe, sa situation géographique est vouée à la nature. Elle est le paradis des randonneurs, des kayakistes, des pêcheurs ou tout simplement des photographes amateurs avides de clichés panoramiques. Écoles maternelle et élémentaire, collège, zone résidentielle, centre-ville, EHPAD, maison de santé, Duclair se construit avec toutes les générations en donnant une place à chacun.

Activités à réaliser en binôme avec l'agent déjà en poste.

Au sein des services techniques municipaux, comptant 16 agents, et en relation étroite avec le Responsable des Services Techniques (RST) :

- Pallier les tâches de sa collègue en cas d'absences,
- Assistance au RST : prise de RV, prise de messages, rédaction de notes, envoi de messages (mail & télécopie), réception des messages sur le "point d'entrée unique",
- Accueil physique et téléphonique,
- Échanges avec les fournisseurs dans un but d'économies,
- Suivi de la logistique découlant de l'activité du service et des manifestations,
- Gestion et rédaction de courriers (sur la base des axes communiqués par le RST), notes, comptes rendus,
- Rédaction et gestion des décisions du Maire prises au titre de l'article L 2122 du CGCT,
- Classement et archivage,
- Gestion des stocks (boissons, EPI, matériel prêté ou loué, produits d'entretien),
- Gestion des clés et badges d'accès,
- G.A.O. (gestion assistée par ordinateur) de tableaux de bord liés aux véhicules : achats de carburant, réparations,
- En lien avec le service RH de la Ville : établir le récapitulatif des heures effectuées par les agents des services techniques municipaux pour le compte du C.C.A.S., en vue de la refacturation de ces heures au C.C.A.S. par la Ville,
- G.A.O. découlant de l'activité du service (ATAL gestion des S.T.)
- Rédaction des bons de commandes sur Berger-Levrault.

Présence impérative le mercredi et le vendredi. Le reste des heures sera à répartir avec l'accord du Responsable de service.

Compétences requises (savoir-faire, savoir être) :

- Capacité à rendre compte vers le RST, à hiérarchiser et organiser l'activité administrative et financière du service,
- Connaissance de l'environnement financier et administratif des collectivités territoriales et connaissance (de base) de l'ordonnance et du décret,
- Qualités relationnelles : sens du respect, maîtrise de soi en toute circonstance, capacité à tenir compte des aspirations de chacun en fonction du "vécu" de la collectivité, capacité de dialogue et de concertation,
- Polyvalence, réactivité, capacité à s'adapter à l'imprévu et à formuler des propositions en vue de l'évolution du service,
- Rigueur, respect du devoir de réserve et de la hiérarchie, discrétion,
- Sens de l'organisation,
- Maîtrise de l'outil informatique (internet, messagerie, traitement de textes, tableurs), connaissance des logiciels de gestion des badges d'accès (DORMAKABA), de gestion des bons de travaux (ATAL).
- Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité.

Moyens mis à disposition :

PC, logiciels bureautiques, logiciel spécifique de gestion comptable (relié à l'Hôtel de Ville), logiciel de gestion des badges d'accès aux bâtiments municipaux, accès internet fixe, logiciels spécifiques des services techniques...