Assistante de Direction Polyvalente - Vaires sur Marne H/F - Communes

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous avez en charge l'assistance de la DGS et l'accompagnement sur des sujets administratifs transversaux comme la rédaction d'un guide de procédure ; vous apportez votre appui pour la préparation de réunions et le secrétariat de la direction générale. Vous travaillerez également à la préfiguration de la mission « commerce » en lien avec la DGS.

Organiser la vie professionnelle de la Direction générale
- Établir une relation de confiance
- Organiser l'agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
- Réaliser le suivi des tableaux de bord d'activité
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés
Gérer des dossiers, mettre en oeuvre des procédures définies
- Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs
- Vérifier les pièces des dossiers
Assurer l'organisation de réunions
- Réserver des salles et des matériels adéquats
- Préparer les dossiers, les convocations
- Accueillir les participants
- Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu
Tenir le secrétariat de la direction
- Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques reçus quotidiennement et les enregistrer dans le logiciel idoine
- Assurer le suivi du circuit des parapheurs
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.)
- Suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence
- Assurer les accueils physiques et téléphoniques
Préfigurer la mission « Commerce »
- Recentraliser les documents inhérents à cette mission (arrêté de terrasse, courriers aux commerçants...)
- Développer les échanges avec les commerçants et centraliser leurs demandes pour construire une mission commerce correspondant aux attentes
Rédiger un guide des procédures pour la Ville et le CCAS en lien avec les directions
Suppléer le secrétariat du Maire et des Elus en cas d'absence (congés, formation...) et travailler sur la gestion des astreintes techniques et élus en lien avec le Cabinet du maire

Connaissances de base
Expérience reconnue en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales.

Compétences liées au poste
Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité ; Qualités rédactionnelles

Qualités requises pour le poste.
- Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
- Gestion des priorités
- Anticipation
- Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
- Excellent relationnel-

Rémunération statutaire + 13ème mois + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + CNAS + Participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance