Assistant du Pôle Développement Urbain et Aménagement Durable - Arcueil H/F - Communes

Assistant(e) du directeur de pôle et de son adjointe. Un renfort auprès des chargé.es de missions pour les accompagner sur des missions définies préalablement sera demandé en fonction des besoins et des priorités. Une souplesse dans le poste est nécessaire. L'agent.e devra faire preuve de discrétion au regard des dossiers du pôle. Renforts ponctuels possibles dans les services à la population en cas de besoin.

Gestion administrative et secrétariat de la direction de pôle :
- Gestion des appels
- Gestion des mails, notamment sur la gestion du pôle (congés, réunions de pôle, etc.)
- Gestion du courrier (arrivée, départ, mise en page, mise en signature, classement, etc.)
- Gestion des agendas (Outlook), prise de rendez-vous, organisation de réunions (élus, direction, partenaires, habitants, etc.)
- Tenir à jour les tableaux de suivi RH et d'organisation du pôle : congés, télétravail, formations, etc.
- Classement et archivage
- Gestion des reprographies
- Rédaction de courriers, mails, comptes rendus
- Interface avec d'autres pôles

Gestion administrative du pôle (en dehors des services urbanisme et habitat) :
- Gestion du courrier (arrivée, départ, mise en page, mise en signature, classement, etc.)
- Gestion de l'accueil téléphonique (notamment en cas d'absences des chargé.es de missions)
- Gestion des fournitures bureautiques du pôle
- Relais accueil et secrétariat pendant les périodes de congés des assistant(e)s des services habitat et urbanisme
- Gestion des fournitures bureautiques du pôle

Missions spécifiques :
- Gestion de la facturation, engagements de bons de commandes, suivi des factures (logiciel E-Sedit Finances)
- Collaboration et suivi pour l'organisation d'évènements (notamment avec les missions aménagement et commerce)
- Appui à la mission Aménagement pour :
o La création ou le suivi de bases de données
o Organisation de réunions complexes
o Constitution d'une base iconographique des projets
o Mise en ligne des articles sur internet
o Saisie et mise en page de notes
o Compte-rendu de réunions
- Appui à la chargée de mission affaires foncières pour l'instruction des Déclarations d'Intention d'Aliéner (DIA) (tableau Excel) et sur logiciel de l'EPT (logiciel NetDIA)
- Relais accueil et secrétariat pendant les périodes de congés des assistant.es des services habitat et urbanisme

Le « savoir »
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils bureautique - Word, Excel, PowerPoint et Outlook indispensable
- Maîtriser l'outil internet
- Connaissance et/ou appétence pour des logiciels en ligne (Prezi, La Suite Numérique, etc.)
- Savoir gérer des agendas et des plannings
- Savoir rédiger des courriers, des mails, des comptes rendus et documents courants

Le « savoir-faire »
- Expérience professionnelle et formation préliminaire en secrétariat
- Facultés d'adaptation à l'environnement de travail et des connaissances de la fonction publique territoriale
- Capacité à s'organiser : travail sur plusieurs dossiers en même temps (priorisation avec l'aide de la direction)
- Capacité de rédaction
- Apprécier et gérer les échanges avec le public
- Capacité à apprendre l'utilisation de logiciels métiers (Net DIA et E-sedit finances et libre office)

Le « savoir être »
- Autonomie et adaptation
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Discrétion et loyauté
- Service public et relation avec le public