Assistant de Direction H/F - Université de Picardie Jules Verne

Secrétariat

- Assiste l'équipe de direction de l'UFR (directeur, directeurs adjoints, directrice administrative) dans l'organisation quotidienne de son travail

Traite les contacts des responsables (filtrage des interlocuteurs, orientation ...)

Prend en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction: réservation de salles ...

- Traite des dossiers ponctuels:
- rédaction de notes
- collecte et analyse des comptes-rendus des conseils de perfectionnement
- aide à la mise en forme de documents et de procédures, modes opératoires ...

- Alimentation de tableaux de suivis statistiques en lien avec l'activité de l'UFR et les remontées administratives

- Constitue et alimente les dossiers administratifs des personnels non enseignants de l'UFR (15 agents). Assure le suivi des arrêts maladie, congés divers ...ainsi que le suivi de l'évolution de carrière (promotions, listes d'aptitude) en lien avec la directrice administrative et la DRH BIATSS

- Assure la saisie, le traitement et le suivi des déplacements et frais de missions pour les personnes extérieures; alimentation du tableau de dépenses en lien avec la gestionnaire administrative (finances) et réalise les réservations correspondantes

- Assure les commandes de fournitures administratives et alimentaires, ainsi que la mise en concurrence et les devis pour les frais de bouche

Instances

- Assure l'organisation, la préparation, le secrétariat, participe à la rédaction des comptes-rendus et au suivi des réunions et instances de l'UFR:

- Conseils de gestion de l'UFR

- Assemblées générales

Contribue activement aux différentes opérations électorales

- Assure l'organisation, la préparation, le secrétariat, les comptes-rendus et le suivi des réunions du service administratif

Accueil

-Assure l'interface avec l'interne et l'externe

- Assure l'accueil physique, électronique et téléphonique de l'UFR : suivi des appels reçus et transmission des messages et demandes de contact par mail

- Gère le parc informatique de prêt de longue durée en relais du technicien audiovisuel

- Réponse de premier niveau aux demandes des usagers et des personnels enseignants

-Assure la diffusion des informations aux personnels BIATSS et enseignants de l'UFR (communication par mail et via le Moodle dédié) en relais des communications des services centraux et pour l'équipe de direction

Connaissances
- connaître l'université, son organisation, son fonctionnement et ses missions;

- connaissance du système de l'enseignement supérieur et spécifiquement de la recherche publique;

- connaissance de la démarche qualité

Compétences comportementales
- capacité à travailler de façon transverse;

- capacité à dialoguer avec tous les acteurs universitaires et les partenaires

- très bon relationnel

- capacité d'écoute

- rigueur et sens de l'organisation et des priorités

- réactivité

- discrétion et confidentialité