Secrétaire du Cabinet de la Présidence H/F - Université Orléans

Mission

Au sein du Cabinet de la Présidence de l'Université d'Orléans, le secrétaire de direction assure, sous la responsabilité du chef de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère, sous la responsabilité de l'assistant du Président, les aspects évènementiels en lien avec les assistants du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.

Activités principales

En cohérence avec les orientations stratégiques de l'établissement et pour renforcer son attractivité, vos activités seront les suivantes :

Secrétariat du cabinet (en lien avec le chef de cabinet) :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services

- Gérer l'agenda partagé des Conseils et Instances de l'Université

- Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le chef de cabinet

- Sélectionner et diffuser de l'information en interne

- Retranscrire des informations orales ou écrit

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

- Classer et archiver des documents

- Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivages de l'Université

- Procéder à l'archivage des pièces administratives

- Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l'évolution de son contenu

- Apporter un soutien administratif et logique aux collègues du cabinet et à l'équipe de gouvernance

- Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d'absence (courriels, agendas, courriers, ...)

- Gérer les réservations des salons du Château

- Vérifier et assurer la préparation des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes.

- Assurer le rangement après l'évènement

- Vérifier les niveaux et les stocks avec réapprovisionnement (papeterie, fournitures, café, denrées alimentaires, fournitures ménagère, fournitures pour alimentation, distributeurs de savon, produit vaisselle dans la cuisine, copieurs (ramettes A4 A3))

- Assurer le budget dédié à l'activité

- Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, ...)

Partie événementielle (en lien direct avec l'assistant du Président) :

- Réaliser les activités liées à l'organisation des évènements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, ...)

- Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, ...)

- Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires

- Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d'un évènement

Formation et expérience professionnelle

Expérience dans le secrétariat et la gestion administrative

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des universités

Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, ...) et les technologies de l'information et de la communication (internet, messagerie électronique, ...)

Gestion de son activité dans un calendrier contraint et faire face à des situations d'urgence

Compétences et qualités requises

- Rigueur / fiabilité

- Capacité d'anticipation

- Sens de l'organisation

- Sens de la confidentialité

- Capacité d'écoute / sens relationnel

- Communication

- Adaptabilité

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 12/07/2026