Chargé de Formalités H/F - Cci de Haute Garonne

Rattaché(e) au pôle Formalités de la CCI Toulouse Haute-Garonne, vous occupez un poste polyvalent et rigoureux au coeur de la gestion opérationnelle et de la relation client. Votre mission s'articule autour de deux grands piliers d'expertise : l'accueil et le traitement des formalités de premier niveau pour les entreprises (notamment les micro-entreprises) et le soutien logistique/back-office aux formalités des professions immobilières. Vous assurez également un appui complémentaire sur le suivi des dossiers AGEFICE.

MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Entrepreneuriat - Formalités et Relation clients, en lien avec le Coordinateur Formalités, la mission consiste à :

A/ Formalités des entreprises et gestion de la Relation Client (GRC) (Axe Principal)

-Saisie opérationnelle (Guichet Unique) : Prendre en charge, accomplir et gérer l'instruction des formalités simples dédiées aux micro-entrepreneurs (immatriculation, modification, radiation) directement sur la plateforme de l'INPI.
-Accueil physique et prise en charge (Permanences tout-venant) : Assurer l'accueil des créateurs et chefs d'entreprise lors des journées de permanence, et assurer la récupération ainsi que la saisie de leurs dossiers de formalités.
-Traitement et qualification du CRM (Flux demandes entrantes) : Assurer le suivi et le traitement quotidien des demandes des clients intégrées dans le CRM interne. Analyser la demande, prendre directement contact avec le client pour délivrer le premier niveau d'information ou planifier un rendez-vous qualifié auprès des conseillers experts pour les dossiers complexes.

B/ Soutien administratif et back-office aux Professions Immobilières (Axe Principal)

a. Traitement des dossiers CPI (cartes professionnelles)
- Impression et Mise à jour :
Imprimer le fichier national des professionnels de l'immobilier pour les dossiers de renouvellement arrivés par courrier ou déposées à l'accueil.
Imprimer les dossiers dématérialisés arrivés via Webstore + le fichier national correspondant à la carte professionnelle + enregistrer le n° de dossier sur pictav ou le nouveau logiciel.

- Gestion Administrative :
Récupérer les dossiers CPI à traiter aux archives.
Créer les dossiers archives de tous les nouveaux dossiers de première demande
Préparer les pages de garde pour les chemises de traitement des dossiers.

- Relances et archivage électronique/papier :
Gérer les relances mensuelles pour les renouvellements de CPI.
Effectuer la mise sous pli et l'envoi des courriers à la suite de la réception des CPI
Scanner l'intégralité des dossiers instruits.
Descendre les dossiers instruits aux archives pour archivage.

b. Dossiers ADC (Attestations de Collaborateurs)
Tenir à jour le tableau de suivi Excel pour les dossiers ADC arrivés par courriers ou déposés à l'accueil (pour les petites agences et les grands groupes) + imprimer le fichier national.
Etablir les factures pour les dossiers ADC.

c. Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
2. Activités secondaires
Activités complémentaires et de continuité de service (Activité complémentaire)
- Appui AGEFICE : Appuyer le suivi administratif des demandes de financement de formation formulées par les chefs d'entreprise, en complémentarité avec la collaboratrice référente en poste.
- Continuité de service : gérer les désactivations des dossiers ADC, effectuer les demandes de casiers judiciaires (B2) et préparer les dossiers dématérialisés (imprimer le dossier + imprimer le fichier)

PROFIL
- Formation : Bac +2 (Type BTS Gestion de la PME, GEA, ou formation universitaire juridique/administrative.
- Expérience : Une première expérience (1 à 3 ans) sur des missions d'exécution administrative, de secrétariat juridique ou d'accueil réglementé est un atout. Les profils débutants dotés d'une grande vivacité d'esprit et d'un sens de la rigueur affiché sont bienvenus.

Experience: 3 An(s) - Gestion admin, secrétariat juridique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.