Gestionnaire Administratif et Communication H/F - Service Public

Le ou la titulaire du poste fait partie de l'Etat-major composé de 9 agents que sont, l'adjointe au délégué en charge de l'état-major, une responsable de la RH de proximité, une gestionnaire de la RH de proximité, un chargé de mission transformation écologique, un gestionnaire administratif budgétaire et immobilier, une assistante administrative, un logisticien et une apprentie chargée de missions transverses.

Le gestionnaire, directement rattaché à l'adjointe au délégué en charge de l'état-major, réalise des travaux de gestion administrative courante et conçoit et met en oeuvre des actions en matière de communication.

Composition et effectifs du service

L'état-major (EM) est un service de la DIR-SG Grand Ouest. Il assure des fonctions transverses et support au profit des agents de la délégation. Pour ce faire, constitué d'une équipe pluridisciplinaire, il a notamment en charge les ressources humaines de proximité, la communication de la délégation (interne et externe), le pilotage budgétaire de la structure, l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion des déplacements des agents et celle du parc automobile.

L'Etat-major est composé de 9 agents.

Votre hiérarchie

Pauline MILLET, adjointe au délégué en charge de l'état-major

Vos interlocuteurs métiers

Le délégué interrégional ainsi que l'ensemble des agents de l'Etat-major

Les départements de la DIR-SG : DRHAS, DPFAC, DIT et DI.

Les services déconcentrés du ministère de la Justice

1. Conception et mise en oeuvre d'actions de communication interne

- Piloter les actions de communication permettant de valoriser les activités de la délégation

o Rédiger les articles concernant son périmètre d'activités et accompagner les chefs de départements dans la rédaction d'articles thématiques

o Assurer la parution des articles dans les différents médias à disposition (intranet, newsletter...)

- Participer aux projets transverses de la délégation

o Assurer une veille permanente sur les appels à projets des politiques publiques, piloter et participer à la rédaction de leur réponse

o Accompagner le délégué et son adjointe sur les projets de transformation de la délégation

- Concevoir des outils et supports d'information et de communication, y compris numériques.

- Assurer un rôle de conseil en matière de communication.

2. Réalisation et mise en oeuvre de missions de gestion administrative courante en faveur des agents de la délégation

- Accueil physique et téléphonique de la délégation en veillant à garantir un service de qualité (accessibilité, conditions d'attente et convivialité). Cette mission implique, le cas échéant, la remise de badges pour permettre aux visiteurs de circuler dans les locaux;

- Gestion des rendez-vous médicaux des agents dans le cadre de la médecine de prévention (planification des rendez-vous, convocations, fiches de préconisation etc.);

- Gestion administrative courante: numérisation, nommage des documents, archivage numérique et papier, rédaction de documents, création de procédures, passage de commandes pour le compte des agents de toute la délégation;

- Traitement du courrier: courrier entrant, courrier sortant et envoi/ réception de colis;

- Mise à jour régulière et transmission du kit du nouvel arrivant (annuaire, organigrammes, qui fait quoi);

- Réservation et mise en place des salles de réunion avec, le cas échéant, la préparation de chevalets et de dossiers;

- Gestion des demandes et incidents sur le logiciel TID et ODIN;

- Gestion des déplacements des agents de l'ensemble de la délégation (ordres de mission et états de frais); Cette tâche implique également, en chaque début d'année, la mise à jour des ordres de mission permanents et des autorisations de conduire.

- Gestion des fournitures administratives;

- Recensement des matériels en stock y compris ceux liés à l'actualité sanitaire;

- Réceptions de livraisons de matériels et distribution aux services demandeurs;

- Mise en place et suivi de tableaux de bord pour la délégation (tableaux notamment d'ordre budgétaire)

Connaissances

- Outils et méthodes de communication
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office)

Savoir-être

- Sens de l'organisation
- Etre autonome et créatif
- Sens des relations humaines et du travail en équipe
- Etre rigoureux
- Prise d'initiative
- Réactivité
- Savoir rendre compte

Savoir-faire

- Concevoir et mettre en oeuvre la stratégie de communication
- Mettre en oeuvre le conseil en communication
- Planifier, organiser une activité
- Sens du dialogue
- Sens de l'organisation et de la méthode
- Traduire un besoin, une demande
- Travailler en réseau
- Sens de la confidentialité
- Rendre compte
- Polyvalence
- Mettre en oeuvre le conseil en communication