Adjoint Administratif en Dt - Direction Territoriale Calvados Manche Orne H/F - Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-GRAND OUEST

Composition et effectifs du service

Le service est composé de douze agents : 2 A+, 6 A, 2 B, 2 C

Votre hiérarchie

N+1 : le/la responsable de l'appui au pilotage territorial

N+2 : le/la directeur(rice) territorial(e)

Vos interlocuteurs métiers

Services du territoire, direction interrégionale, partenaires institutionnels.

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Ordinateur et téléphone portable


En tant qu'adjoint(e) administratif/ve en direction territoriale (DT) vous exercez vos missions dans différents domaines.

Dans le cadre des fonctions d'accueil et de secrétariat de direction

· Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les différents interlocuteurs.

·Tenir les agendas et assurer la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.

· Enregistrer et dispatcher le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi (courriers arrivée et départ).

· Diffuser, afficher et archiver l'information reçue en DT, traiter la boîte mail institutionnelle.

· Assurer le secrétariat DT et DTA (préparation des dossiers et courriers institutionnels).

· Prise de notes et rédactions de comptes rendus

· Tenir les agendas et plannings (salles de réunion, véhicules, réunion diverses)

Dans le cadre des missions d'appui au pilotage de la DT

· Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de bord de la DT.

· Mettre à jour les documents de suivi périodique et les bilans d'activité.

· Participer à la vérification et à l'agrégation des données reçues des établissements et services.

Dans le cadre du suivi budgétaire et financier des moyens de la DT

· Contribuer au suivi des besoins en personnels au regard de l'activité des services.

· Aider à la préparation des documents nécessaires pour la tenue des dialogues de gestion avec les établissements et les services.

·Saisir les expressions de besoin (achats) pour la DT par l'intermédiaire de «CHORUS formulaire».

- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement.

Dans le cadre du suivi des actes de gestion RH pris au niveau interrégional

· Mettre à jour les documents de suivi périodique.

· Aider à la préparation et au suivi des élections professionnelles et des comités techniques territoriaux.

·Participer à la constitution du dossier de recrutement des agents contractuels et des travailleurs handicapés.

Connaissances
Techniques de secrétariat
Outils bureautiques
Applications métiers (Parcours, Chorus, NARPJJ)

Savoir-faire

Accueillir
Mettre en forme un document
Maîtriser les délais
Fiabiliser
Archiver

Savoir-être
Sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Être réactif et rigoureux
Sens de l'organisation