Coordinateur ou une Coordinatrice du Secrétariat Particulier - Grand Poitiers Communaute Urbaine H/F - Structures de coopération territoriale

Un Coordinateur ou Une Coordinatrice du secrétariat particulier

Assurer la coordination et le suivi du secrétariat du Maire-Président (en collaboration avec deux assistants administratifs) :
- Coordination et organisation des activités du secrétariat
- Organisation de l'activité quotidienne et appui à la gestion de l'agenda du Maire-Président
- Interface avec les Directions
- Réception et priorisation des demandes d'audiences, prises de rendez-vous particuliers
- Gestion journalière des mails et des courriers entrants et sortants du Maire-Président
- Préparation de dossiers en vue des différentes rencontres
- Suivi et traitement des demandes suite aux permanences de l'équipe élue
- Interface administrative entre le Maire-Président et les institutions (Préfecture, Police, etc.)
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique
Assurer un appui administratif auprès du Cabinet et plus particulièrement du service protocole :
- Prise de rendez-vous, organisation de réunions
- Rédaction et mise en forme de courriers
- Recherches d'informations ou demandes d'éléments techniques au sein des Directions à la demande du cabinet et en fonction des besoins
- Préparation de dossiers en vue des différentes rencontres
- Travail en coordination avec le collaborateur chargé de la proximité pour assurer le suivi des sollicitations des habitants et organiser des réunions publiques ainsi que des temps d'échange de proximité.

Conditions d'exercice des missions * Horaires de bureau, dans la majorité des cas, mais souplesse demandée pour répondre à une demande ou un besoin ponctuel.
* Le poste implique une présence sur deux sites, avec une répartition des activités adaptée aux besoins opérationnels et aux priorités du service.

- Maîtrise de l'expression orale et écrite
- Maîtrise de l'outil informatique (traitement de textes, Intranet, Internet, etc.) et des techniques de secrétariat
- Bonne connaissance de la collectivité et des politiques publiques menées
- Capacité à recevoir, filtrer, prioriser et transmettre les messages
- Savoir renseigner les interlocuteurs/interlocutrices et adapter son discours
- Savoir définir et formaliser des procédures de travail et des outils de pilotage de l'activité
- Autonomie, organisation et prise d'initiatives, force de propositions et sens des responsabilités / des priorités
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe / Sens du service public

Conditions de recrutement Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels par téléphone au **.**.**.**.**.

Rémunération Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d'Activités Sociales et Culturelles).

Vous souhaitez plus de renseignements ? Merci de contacter Mme Anaïs JULAN, Cheffe de service Développement des carrières et des compétences, au **.**.**.**.**.

Notre offre vous intéresse ? Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes et pour les fonctionnaires, votre dernier arrêté administratif, sont à transmettre via le formulaire de ce site ou par courrier à :
Monsieur le Président de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS

Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.