Secretaire de Monsieur le Maire - Mairie de Henin-Beaumont H/F - Communes

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Organisation et planification des réunions
Organisation globale du secrétariat (en lien avec le responsable du secrétariat général
Gestion et suivi des parapheurs
Gestion et suivi du courrier

Apporte une aide permanente à l'autorité territoriale en termes d'organisation personnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers

SAVOIR-FAIRE
Comprendre une demande
Maîtriser les logiciels Word, Excel, Power Point
S'exprimer correctement par écrit et oralement
Rendre compte de son activité
Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Photocopier et assembler des documents
Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes et rapports
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
Assurer un suivi de l'état d'engagement des activités
Assurer la gestion globale du secrétariat
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l'autorité territoriale
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements de l'autorité territoriale
Relancer les services afin de faire un suivi du courrier arrivé
Respecter les délais de transmission de documents