Responsable du Pôle Scolarité et Parcours de Formation H/F - Service Public

La Direction des études et de la vie étudiante (DEVE) est structurée en trois pôles fonctionnels :
-scolarité et parcours de formation (intégrant les fonctions de pilotage et de qualité),
-vie étudiante et accompagnement,
-ingénierie pédagogique et transformation numérique.

Le pôle scolarité regroupe les activités de gestion des parcours étudiants et de pilotage de la qualité des processus associés.
Au sein de la direction des études et de la vie étudiante, composée de 3 pôles, le pôle scolarité et parcours de formation a en charge les missions suivantes :

-Mettre en oeuvre et coordonner administrativement les cursus de formation de l'établissement (A1 à A6, internats, masters et doctorat), dans le respect des référentiels de formation et de la réglementation en vigueur ;
-Assurer la gestion et la coordination des parcours spécifiques, en particulier :
ola mobilité internationale des étudiants,
oles cursus de master et de doctorat ;
-Garantir la qualité, la fiabilité et la sécurisation des processus administratifs liés à ces parcours, dans le respect des exigences réglementaires ;
-Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives et académiques, en veillant à la cohérence, à la lisibilité et à la fluidité des dispositifs ;
-Contribuer à l'amélioration continue des pratiques de scolarité, notamment par l'harmonisation des procédures et la structuration des dispositifs liés aux parcours spécifiques.

Sous l'autorité du Directeur des études et de la vie étudiante:
Missions principales
1. Pilotage du pôle et management de l'équipe
· Encadrer et animer l'équipe du pôle (4 gestionnaires de scolarité et 1 chargée de mission parcours spécifiques) ;
· Organiser l'activité, prioriser les tâches et garantir la continuité de service ;
· Développer les compétences et structurer les rôles au sein de l'équipe ;
· Assurer la coordination globale des activités du pôle.
Superviser les processus structurants de scolarité : inscriptions, examens, jurys, résultats, diplomation, stages, absences et situations particulières.

2. Pilotage des parcours de formation
· Superviser la gestion administrative des cursus (A1 à A6, internats, masters et doctorat)
· Garantir la conformité réglementaire des actes de scolarité ;
· Assurer la cohérence, la lisibilité et la fluidité des parcours étudiants ;
· Superviser les dispositifs spécifiques (mobilité internationale, masters, doctorat);
· Veiller à la bonne articulation entre la scolarité et les dispositifs d'accompagnement des étudiants (social, santé mentale), en lien avec le service prévention;
Contribuer à la sécurisation des parcours étudiants, notamment en facilitant le repérage et la prise en charge des situations de fragilité.

3. Pilotage de la qualité des processus de scolarité
Structurer et piloter la démarche qualité du pôle ;
Définir, formaliser et harmoniser les procédures ;
Garantir la fiabilité et la sécurisation des pratiques administratives ;
Identifier les dysfonctionnements et piloter les actions correctives.

4. Pilotage des données, des indicateurs et des enquêtes
Définir et suivre les indicateurs de pilotage du pôle ;
Garantir la fiabilité des données de scolarité ;
Coordonner les enquêtes institutionnelles et nationales (dont SISE) ;
Contribuer à l'analyse et à la valorisation des résultats.

5. Coordination de l'archivage et de la traçabilité
Structurer et piloter la politique d'archivage du pôle ;
Garantir la conformité réglementaire et la traçabilité des actes ;
Participer au développement de solutions d'archivage numérique.

6. Coordination transverse et appui à la direction
Assurer l'interface avec les enseignants, les départements, la direction de la recherche et les services supports ;
Contribuer à l'amélioration de l'offre de formation et aux démarches d'évaluation (accréditations, auto-évaluations) ;
Contribuer à la lisibilité, à la mobilisation et à la bonne articulation des dispositifs d'aides financières en lien avec les acteurs concernés;
Apporter un appui à la direction sur les sujets de scolarité et de qualité ;
Participer aux conseils institutionnels (CE, CEVE)
Assurer une veille réglementaire sur son périmètre.

· Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur ;
· Maîtrise du cadre réglementaire des formations ;
· Management d'équipe ;
· Pilotage de processus et démarche qualité ;
· Analyse de données et production d'indicateurs ;
· Conduite de projets.
· Leadership et capacité de décision ;
· Rigueur et sens de l'organisation ;
· Capacité d'analyse et de synthèse ;
· Qualités relationnelles et travail en transversalité ;
· Sens du service public
· Gestion du stress
· Respect de la confidentialité