Responsable Coordinat° Administrative Pôle Patrimoines H/F - Service Public

Le pôle Architecture et patrimoines exerce les missions régaliennes prévues par le Code du patrimoine dans les domaines des monuments historiques, de l'archéologie, des musées, de l'architecture, des espaces protégés et de l'ethnologie. Composé de 168 agents sur 13 sites (Lyon, Clermont-Ferrand, UDAP, Chauvet), il est placé sous l'autorité du directeur régional adjoint délégué, responsable du site de Clermont-Ferrand.

La coordination administrative et financière du pôle est assurée par une équipe de cinq personnes, placée sous l'autorité du directeur du pôle. Au sein de cette cellule, le titulaire du poste exerce l'autorité hiérarchique sur le coordinateur administratif-assistant de direction et le gestionnaire pour l'architecture.

Environnement professionnel :
Fonctionnement en bi-site : Clermont-Ferrand et Lyon
Liaisons hiérarchiques : sous l'autorité du directeur du pôle architecture et patrimoines, responsable du site de proximité de Clermont-Ferrand.
Liaisons fonctionnelles : avec l'ensemble des services du pôle Architecture et patrimoines, dont les UDAP, et les services des autres pôles (Arts & Territoires, secrétariat général), avec le chef de cabinet

Le titulaire du poste est chargé de:

1- L'Animation et coordination administrative du pôle Architecture et patrimoines :
- superviser, en lien avec le coordinateur administratif, le calendrier et l'organisation des réunions internes du pôle (convocation, ordres du jour, compte-rendu);
- assurer la circulation de l'information au sein du pôle: proposer, en lien avec les services informatiques et le groupe de travail dédié, une arborescence partagée et veiller à son appropriation par les services; suivre les questions d'archivage;
- proposer et mettre en oeuvre toute mesure (circuits/procédures/outils) visant à dynamiser et fluidifier le fonctionnement administratif du pôle ;
- faciliter l'appropriation des procédures administratives au sein du pôle, en lien avec le chef de cabinet;
- prendre en charge tout type de dossiers transversaux sur le fonctionnement du pôle nécessitant une coordination (communication, transition numérique);
- assurer, avec la directrice de pôle et le chef de cabinet, le suivi de dossiers sensibles.

2- La coordination de la production administrative du pôle:
- synthétiser, rédiger, accompagner la rédaction et veiller à la production des notes collectives et des services (dialogues de gestion et notes transversales, conférence budgétaire, commandes du ministère, des préfectures etc.). Contribuer à la rédaction, correction et mise en forme des éléments demandés;
- assurer le lien avec la cheffe de cabinet sur les commandes de la direction et les courriers;
- assurer la préparation des éléments de dossier nécessaires à la direction pour toute réunion ou commande externe (synthèse des éléments de dossier, rédaction de notes etc.).

3- Assurer la coordination des UDAP:
- organiser les collèges ABF et UDAP (calendrier, ordre du jour, compte-rendu, organisation logistique), participer à leur animation, suivre les objectifs et la déclinaison des enjeux nationaux;
- créer les outils pour un partage des bonnes pratiques et une base documentaire commune sur les sujets partagés (espaces protégés, transition énergétique, thématiques métier, etc.);
- suivre administrativement les procédures de Périmètres Délimités des Abords (PDA) (publication au RAA etc.), établir les indicateurs et en assurer le suivi et le reporting;
- assurer une veille juridique patrimoniale et architecturale;
- en lien étroit avec les chefs de service, assurer un bilan annuel de l'activité des UDAP.

4- Suivi administratif et juridique des recours contre les avis ABF:
- réceptionner et analyser les demandes de recours (RAPO), produire les accusés de réception et les courriers nécessaires sur le plan administratif;
- organiser les échanges avec les UDAP concernées;
- organiser et assurer le secrétariat de la CRPA 2ème section;
- suivre des dossiers au TA, en lien avec l'expert juridique du secrétariat général et le coordinateur administratif du pôle;
- suivre les indicateurs, établir les bilans annuels.

Compétences principales mises en oeuvre (cotées sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert):
Compétences techniques:
- maîtrise du fonctionnement administratif de l'Etat et des collectivités
- compétences de management transversal ou de gestion de projet
- connaissance des pratiques de rédaction administrative
- maîtrise des principes généraux du droit de l'urbanisme et du patrimoine
- connaissance de l'environnement professionnel (ministère de la culture et services déconcentrés)
- maîtrise des applications et outils numériques bureautique et métier

Savoir-faire:
- savoir négocier, dialoguer et convaincre
- savoir animer une équipe, animer une réunion
- savoir s'adapter aux différents interlocuteurs, internes et externes
- savoir organiser, synthétiser, hiérarchiser et prioriser,
- qualités rédactionnelles et de synthèse
- sens de l'initiative / «reporting»

Savoir-être:
- sens des relations humaines et esprit d'équipe
- rigueur et sens de l'organisation
- capacité d'écoute
- adaptabilité
- autonomie
- réactivité
- sens des responsabilités et du service public