Assistant Commercial et Administratif H/F - Institut de Touraine

Fond en 1912, Institut de Touraine enseigne chaque anne la langue et la culture franaises plus de 2 000 apprenants du monde entier, de tous ges et tous niveaux.L'Institut de Touraine est une école de français langue étrangère fondée en 1912 et située à Tours. Chaque année, nous accueillons des étudiants de toutes nationalités souhaitant apprendre le français dans le cadre de leurs études, de leur projet professionnel ou de leur développement personnel.
Notre établissement propose des cours de français pour tous les niveaux, ainsi que des préparations aux examens officiels. Nous accordons une attention particulière à la qualité de l'accueil, de l'accompagnement et de l'expérience de nos apprenants tout au long de leur séjour.
Nous recherchons un Assistante commercial et administratif (H/F) avec pour missions principales :

Recruter des étudiants et veiller à leur satisfaction avant, durant et après leur séjour à l'Institut de Touraine.
Recruter des familles d'accueil et propriétaires, et veiller au respect des conditions d'accueil

Mission 1 : Recrutement étudiant, en direct ou via des intermédiaires. Communiquer les informations nécessaires à l'orientation et à l'inscription des étudiants. Gestion complète du cycle et du dossier d'inscription (cours, hébergements, services annexes). Communiquer les informations nécessaires à la bonne arrivée des étudiants. Questionner les étudiants avant et après inscription pour répondre au mieux à leurs besoins.

Mission 2 : Relation client. Communiquer de façon professionnelle, réactive et adaptée aux clients et prospects. Relancer les prospects et clients rapidement et systématiquement en cas de non-réponse. Utiliser des canaux adaptés à la clientèle : mail, Zoom, téléphone, messagerie instantanée. Informer les agents de l'arrivée de leurs étudiants. Informer immédiatement les partenaires ou les parents (mineurs) en cas de problème : absences, mécontentement non résolu, et informer aussi des suites données. Anticiper les problèmes ou les questions des étudiants et prospects, proposer des solutions. Accueillir, faire découvrir l'Institut et son offre à des clients et prospects. Accueil physique et téléphonique des étudiants et des personnes extérieures.

Mission 3 : Gestion administrative et commerciale. Gestion des inscriptions sous Class for Windows : cours, hébergement, services annexes, documents à transmettre, règlements. Contrôle périodique des dossiers d'inscription : cours, hébergement, facturation, paiement. Gestion documentaire des dossiers des intermédiaires : contacts, contrats, commissions, courriers importants.

Mission 4 : Commercialisation des offres de formation. Communiquer les informations aux partenaires. Mener des entretiens réguliers sur Zoom : découverte client et promotion des offres. Mener des entretiens en face à face avec des prospects ou clients à l'Institut : analyse du besoin et conseils.

Mission 5 : Recrutement des familles et propriétaires. Accueillir et informer les familles et propriétaires. Visiter les biens proposés. Procéder à l'inscription des familles et propriétaires. Élaborer les documents supports. Suivre et mettre à jour les documents officiels (assurance, extrait de casier).

Mission 6 : Relation avec les familles et propriétaires. Assurer l'interface entre les familles et les étudiants. Veiller au respect des procédures d'accueil. Suivi des paiements en liaison avec la responsable du service et la comptabilité. Proposer des solutions de remédiation.

Mission 7 : Gestion des attributions. Accueillir les clients et partenaires. Attribuer les étudiants en respectant leurs desiderata. Respecter l'équité dans la répartition des étudiants. Respecter l'équilibre des langues et des nationalités. Gérer le planning des disponibilités. Générer les paiements.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Techniques de communication interpersonnelle,Accueillir en face à face,Analyser les besoins des clients,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Développer et fidéliser la relation client,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Parler une ou plusieurs langues étrangères,Traiter les demandes spéciales des clients

Langues: Anglais exigé,Espagnol souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).