Responsable des Secrétariats avec Encadrement - Spip 35 H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

Nombre d'agents à encadrer

A B C 6 Sans objet

Le responsable des secrétariats est placé sous l'autorité du directeur du SPIP. Il encadre une équipe de 6 agents (adjoints administratifs).

L'agent participe à la gestion administrative des antennes, tant en milieu ouvert qu'en milieu fermé, notamment en encadrant et en animant le pôle secrétariat. Ses missions principales sont les suivantes


1) Supervision et animation du pôle secrétariat milieu ouvert/milieu fermé :

Contrôle et suivi des PPSMJ:

- Suivi des mesures en lien avec les différents greffes (correctionnel, service de l'application des peines, pénitentiaires) et les tâches du secrétariat (MAJ des fins de peine, fin des mesures, convocations 741-1 etc...)
- Suivi des effectifs de PPSMJ de l'antenne de Rennes (MO/MF)
- Contrôle du suivi des rendez-vous sur le MO
- Garantir la mise en état des dossiers avant l'affectation au pôle concerné et l'archivage des dossiers
- Contrôle de la fiabilisation des données sur APPI

Gestion administrative des actions d'insertion :

- Contrôler le suivi et la gestion des stages relevant du milieu associatif en lien avec le DPIP (logistique, convocations, listes des inscrits)
- Suivi des conventions avec le secteur associatif en lien avec les actions d'insertion
- S'assurer du suivi des convocations en MF pour les partenariats institutionnels d'insertion, de préparation à la sortie et relatives aux actions socio-culturelles ou éducatives.

2) Suivi de l'activité de l'antenne

- Réalisation de statistiques
- Gestion administrative des TIG et TNR
- S'assurer de la continuité des secrétariats par le traitement des courriers et la gestion des boites mails
- Gestion et suivi de l'équipe d'accueil du MO

Composition et effectifs du service:
Le SPIP d'Ille-et-Vilaine est composé d'une équipe de direction de 12 personnes (1 DFSPIP et son adjoint, 1 attaché, 7 DPIP), 1 psychologue, 2 assistantes de service social, 3 binômes de soutien (psychologue et éducateur spécialisé), 60 CPIP, 2 secrétaires administratifs, 9 adjoints administratifs, 4 personnels de surveillance.
Par ailleurs, 3 assistantes culturelles, mises à disposition du service respectivement par la ligue de l'enseignement, mettent en place l'action culturelle au sein des établissements pénitentiaires d'Ille-et-Vilaine
Le SPIP 35 prend en charge 3 737 personnes placées sous-main de justice.
Il est organisé de la façon suivante :

- Le siège est situé à Rennes, composé du DFSPIP, de son adjointe, d'une Attachée, d'un DPIP radicalisation, de 2 SA, de 2 AA et de 4 agents PSE, 3 binômes de soutien.
- L'antenne de Rennes est composée d'une cheffe d'antenne, 4 DPIP,51 CPIP, 7 AA, 1 psychologue, 2 ASS. Elle intervient en milieu dans le ressort du tribunal judiciaire de Rennes et en milieu fermé au sein du Centre pénitentiaire de Rennes-Vezin, et du centre pénitentiaire de Rennes;
- L'antenne de Saint-Malo est composée d'un chef d'antenne, de 9 CPIP et de 2 AA. Elle intervient en milieu ouvert dans le ressort du tribunal judiciaire de Saint-Malo et en milieu fermé, au sein de la maison d'Arrêt.

Votre hiérarchie: Directeur Fonctionnel, Adjointe au Directeur Fonctionnel, Chef d'Antenne.

Vos interlocuteurs métiers: Personnels du SPIP: CPIP/Adjoint administratif/personnels de direction/personnels de surveillance, Départements DISP (DPIPPR/DSD/MILRV), Greffe pénitentiaire, Greffes judiciaires

Connaissances :

- Compétences juridiques : connaissances des textes relatifs à l'organisation et au fonctionnement de l'administration pénitentiaire et à l'exécution des peines, de la réglementation pénitentiaire relative à son domaine d'emploi
- Environnement: connaissance du fonctionnement et de l'organisation du service public de la justice
- Maîtrise des logiciels et applications bureautiques: (Windows, Open Office, APPI)

Savoir-faire :

- Capacité à structurer et concevoir
- Sens pédagogique
- Management : Savoir mettre en oeuvre des techniques et outils de management, apprécier objectivement l'atteinte des résultats,
- Animer l'équipe
- Capacité à organiser et à prioriser

Savoir-être:

- Dynamisme
- Sens de l'initiative
- Rigueur

Expériences professionnelles antérieures souhaitées: Non renseignées

Offres de formation associées à votre prise de poste: à voir avec le Département

Perspectives d'évolution professionnelle: à voir avec le Département