Assistant de Direction H/F - Rectorat de Poitiers

La Direction des services départementaux de l'éducation nationale (DSDEN) de Charente-Maritime est un service académique chargé de la mise en oeuvre de la stratégie académique sur le territoire et de la gestion des personnels et des établissements qui y concourent.Effectifs globaux de la structure : 144 agents dont inspecteurs, conseillers pédagogiques, chargés de mission, personnels administratifs et techniques, personnels de santé et social. 75 personnels de catégorie A.
Placée sous l'autorité de la directrice de cabinet, l'assistant(e) de direction contribue au bon fonctionnement du cabinet du DASEN en assurant des missions de coordination, de suivi administratif et de sécurisation des dossiers. Il ou elle travaille en collaboration étroite avec les secrétaires de direction et l'ensemble de l'équipe de direction.

L'assistant(e) exerce également une mission de veille, d'alerte et de suivi des situations sensibles ou urgentes, tout en veillant au respect des procédures administratives et à la continuité du service.

Missions principales

1. Coordination et fonctionnement du cabinet

- Assurer le secrétariat de la DAASEN et de l'adjoint au DASEN chargé du 1er degré : gestion des agendas, déplacements et préparation des dossiers.
- Suivre les échéances du cabinet et relancer les services concernés.
- Recenser et suivre les demandes adressées au cabinet.
- Participer à l'organisation des réunions, événements et à la continuité de service.
- Assurer le classement et l'archivage des documents.

2. Veille et suivi des dossiers sensibles

- Assurer une veille quotidienne des signalements reçus.
- Centraliser les informations relatives aux situations sensibles et mettre à jour les outils de suivi.
- Préparer des points de situation pour la direction.
- Identifier les dossiers prioritaires et garantir le suivi des actions engagées.

3. Gestion des courriers des usagers

- Réceptionner, analyser et enregistrer les courriers adressés au DASEN.
- Solliciter les services compétents pour élaborer les réponses.
- Rédiger les projets de réponse et suivre les délais de traitement.

4. Appui administratif et rédactionnel

- Rédiger des courriers institutionnels et des notes de synthèse.
- Mettre en forme les documents administratifs.
- Préparer les dossiers nécessaires aux audiences et réunions.

5. Suivi des distinctions honorifiques

- Préparer et suivre les campagnes de distinctions.
- Constituer et vérifier les dossiers de candidature.
- Assurer les relations avec les partenaires institutionnels.
- Participer à l'organisation des cérémonies.

6. Communication interne

- Contribuer à la mise à jour de l'intranet académique.
- Coordonner la diffusion des informations administratives.
- Préparer et diffuser notes et messages internes.
- Veiller à la clarté et à l'accessibilité de l'information.

Compétences techniques

- Capacités rédactionnelles et de synthèse confirmées.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
- Utilisation d'outils de suivi (tableaux de bord).
- Maîtrise de l'environnement propre à l'Éducation nationale, compréhension des enjeux et capacité à y inscrire son activité.

Compétences organisationnelles

- Rigueur et sens de l'organisation
- Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités
- Réactivité, capacité d'analyse et d'anticipation
- Fiabilité dans le suivi des procédures
- Capacitéà rendre compte

Compétences relationnelles

- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe.
- Capacité à travailler en transversalité.