Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - France Travail

Vous travaillerez au sein du pôle de secrétariat du service PETITE ENFANCE (maison de la petite enfance).
Mission du poste : Faciliter le fonctionnement de l'établissement de la petite enfance « Les poussins», en étant le relais entre les familles, les directrices, la directrice du service, les différents services de la mairie et les services extérieurs.
Vos missions principales seront :
Accueil et orientation :
- Filtrer et orienter les appels et les visiteurs.
- Accueil physique et téléphonique du public, des administrés, du personnel et des entreprises extérieures.
- Être en relation avec les autres services municipaux.
Gestion administrative :
- Rédaction et réalisation de travaux bureautiques.
- Rédaction de différents courriers et réponses aux emails en liaison avec la directrice de l'établissement.
- Suivi du tableau des admissions (CAMA) en lien avec la directrice de l'établissement.
- Gestion des dossiers administratifs des enfants, saisie des dossiers informatiques, et gestion des réservations et des présences des enfants.
- Préparation des factures et saisie des données pour la CAF.
- Gestion des bons de commande et des effectifs des repas et goûters.
- Rédaction des comptes-rendus de réunion.
- Demande de flux-net et suivi des interventions.
Communication et diffusion d'informations :
- Diffusion des informations internes et externes.
- Réception et transmission des livraisons.
- Connaissance et application des règles d'évacuation en cas d'incendie et de confinement.
- Entretien hebdomadaire avec la directrice de l'établissement pour le travail quotidien.
Gestion des documents et archives :
- Classement et archivage des dossiers.
- Tri et diffusion du courrier.
- Gestion des panneaux d'affichage.
- Photocopie et assemblage des documents.
- Classement et ordonnancement des dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
Informations spécifiques au poste :
Horaires de travail : De 8h30 à 17h du lundi au vendredi avec une pause repas de 12h00 à 13h00 ou de 13h00 à 14h00. Les horaires et le site peuvent être tournants et décalés selon les besoins des établissements.
Compétences et qualités requises :
- Connaissance du fonctionnement des établissements de la petite enfance.
- Rigueur et organisation.
- Qualités rédactionnelles et relationnelles.
- Connaissances en informatique et maîtrise des logiciels Petite Enfance, Post Office, et Finances.
- Notions de comptabilité.
- Intérêt pour travailler dans des établissements de jeunes enfants.
- Sens du service public et travail en équipe.
- Respect des règles de confidentialité et de discrétion.
Environnement de travail :
- Travail en équipe.
- Sens du service public.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.