Gestionnaire Administratif Dlc H/F - Université Toulouse Capitole

Le DLC coordonne et organise les cours de langues de l'Université Toulouse Capitole qui inclut les activités du Centre de Ressources en Langues (CRL).


Le gestionnaire administratif aura pour mission principale de veiller au bon fonctionnement du CRL et participera à la vie générale du secrétariat du DLC.

ACTIVITES PRINCIPALES

Secrétariat du CRL

Coordination des activités pédagogiques et culturelles :

- Planning hebdomadaire des médiateurs linguistiques du CRL

- Organisation des activités culturelles du CRL: quiz, soirées tandem et jeux, soirées internationales (logistique, planning et communication)

- Liaison avec les scolarités pour les tests de niveau en langue (ELAO)

- Réservation du CRL dans ADE

- Suivi des activités et des volumes horaires

Secrétariat:

- Coordination des réunions et rédaction des comptes rendus

- Liaison avec la BU concernant, entre autres, les ressources documentaires

- Communication interne et externe (affichage, page WEB)

Gestionnaire de scolarité

Suivi des scores ELAO :

- Veille quotidienne des tests étudiants

- Saisie dans Apogée

Suivi des étudiants en situation de handicap:

- Aide à la mise en place des mesures préconisées par le SMIPPS en lien avec les enseignants et le service UT handicap

Suivi des formations pour le personnel de l'université:

- En lien avec le service de la formation du personnel (enseignant ou administratif): réservation de salle, suivi et déclaration des heures d'enseignement.

Suivi des évaluations des enseignements:

- Mise à disposition des fiches d'évaluation et relance auprès des enseignants

- Bilan sur les retours

Certifications en langue:

- Accueil et information des étudiants

Mise en place des actions de communication:

- Organisation des réunions d'information (stand, conférences) et des permanences des enseignants

- Actualisation des pages web du DLC avec KSUP et collaboration avec le service communication pour la meilleure diffusion des informations et actualités du DLC

- Savoirs:

- Connaissance de l'environnement professionnel

- Connaissance de l'Université et de son fonctionnement

- Connaissance des procédures: inscriptions, examens, gestion de scolarité

- Savoir-faire:

- Maîtrise des logiciels: Word, Excel, APOGEE, ADE, KSUP, messagerie

- Pratique des langues étrangères: anglais, espagnol

- Maîtrise des pratiques de secrétariat: mise en page de documents, classement, archivage dans le respect des procédures de l'Université

- Maîtrise des réseaux sociaux pour les actions de communication

- La maîtrise de logiciels de PAO serait un plus

- Savoir-être:

- Disponibilité

- Adaptabilité

- Polyvalence

- Grande capacité d'organisation