Adjoint·e en Gestion Financière et Comptable H/F - Université de Lille

L'agence comptable comprenant une soixantaine d'agents est constituée de 5 services: comptabilité générale/droits universitaires/immobilisations, Recettes/recouvrement contentieux, Dépenses/service facturier & marchés travaux et gros équipements, Contrôle paye et service des missions spécifiques.

Le service des missions spécifiques comporte 2 pôles composé de trois gestionnaires (dont 1 TPTH à 80%) : le pôle des missions spécifiques (14 000 missions par an soit 1200 par mois ; 60 par jour) et le pôle de la comptabilité de l'IEP (à titre indicatif 8M) trois gestionnaires dont une en TPTH 80%, sous l'autorité de la responsable du service des missions spécifiques et de l'Agent Comptable.

Sous l'autorité de l'agent comptable et de l'adjoint responsable du service, les missions attendues sur le poste de travail sont :

Participer à la vérification et la mise en paiement les états liquidatifs des frais de missions de l'Université de Lille en :
- veillant à l'application de la politique voyage
- veillant à la conformité et cohérence des pièces (Ordre de mission-Etat liquidatif)
- communiquant avec les gestionnaires voyages (485 gestionnaires - 4500 missionnaires - 14000 missions/an) expliquant les rejets ou manques de pièces)
- saisissant les prises en charge quotidiennes
- saisissant et mettant à jour les avances des missionnés dans le tableau de suivi dédié
- répondant aux gestionnaires ou missionnés sur les délais de traitement des dossiers
- accueillant les missionnés mécontents avec sérieux et recul.
- alertant sur les priorités

Participation à l'amélioration des procédures internes, afin de rendre une gestion plus fluide, efficace, sécurisée, et réduire les erreurs ou les retards.

En cas de nécessité de service et à la demande de la responsable du service, l'agent pourra être amené à aider l'équipe sur des missions ponctuelles.

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

- Connaissance de la comptabilité (la comptabilité publique serait un plus

- La connaissance de l'environnement universitaire serait un plus

Savoir-faire opérationnels :

Connaissance de la réglementation sur les frais de mission dans la fonction publique.
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word).
Maîtrise d'un logiciel de gestion financière ou des déplacements (CHORUS, SIFAC, GMD...).
Capacité à vérifier et analyser des pièces comptables.
Compétences organisationnelles :
Gestion simultanée de nombreuses demandes.
Suivi administratif structuré et rigoureux.
Autonomie dans le traitement des dossiers.

Savoir-faire comportementaux :

Sens du service et du conseil aux agents.
Réactivité
Rigueur, organisation et respect des délais.
Discrétion professionnelle
Communication claire et précise.
Calme et esprit d'équipe