Assistant de Direction - Villemomble H/F - Communes

Au sein du cabinet du Maire, sous la responsabilité du directeur de cabinet, vous assurez la gestion et le suivi administratif du cabinet, vous contribuez à la gestion et à la coordination des relations élu(e)s-cabinet et apportez votre soutien aux collaborateurs du cabinet.

Missions principales (non exhaustives) :
- Organiser les rendez-vous du Maire, du directeur de cabinet, du chef de cabinet et des élu(e)s
- Gérer les dossiers relatifs aux élu(e)s et suivre leurs activités
- Rédiger et mettre en forme les divers documents (courriers, mails, comptes rendus, notes)
- Assurer la diffusion et la circulation des informations auprès des personnes concernées
- Classer, archiver les différents courriers et réponses apportées
- Réserver les salles pour les différentes réunions du Maire et de son cabinet
- Apprécier et gérer les urgences et organiser les priorités
- Traiter la boîte mail du cabinet du Maire
- Accueillir, filtrer, renseigner et transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur dans le but d'apporter une solution
- Assurer les suites à donner aux différentes communications téléphoniques et aux courriers
- Assurer l'ouverture, la transmission du courrier dans les services
- Être en charge des parapheurs entrant et sortant du service en lien avec les appariteurs
- Instruire et suivre les dossiers des demandes de récompense pour le baccalauréat
- Rédiger les décisions d'attribution et réponses aux jeunes

Profil et compétences :
- Expérience sur un poste similaire appréciée
- Maitrise de l'outil informatique et du pack office
- Maitrise des techniques rédactionnelles
- Capacité d'organisation
- Sens de la diplomatie et savoir se maitriser en toute circonstance
- Devoir de réserve et respect de la confidentialité obligatoire