Collaborateur de Cabinet du Maire - Commune de Guebwiller H/F - Communes

Au coeur de l'action municipale, vous accompagnez le Maire dans l'exercice quotidien de ses fonctions et contribuez à la mise en oeuvre des orientations politiques de la collectivité. Interface privilégiée entre les élus, les services, les habitants et les partenaires institutionnels, vous participez activement au pilotage et à la coordination de l'action municipale.

ACTIVITÉS ET TACHES

Participer à l'élaboration et à la préparation des décisions prises par la municipalité et en assurer le suivi
Traduire en projets/actions le projet administratif de l'autorité territoriale et assurer la communication auprès des directions.
Identifier des situations à enjeux et conseiller le Maire et la municipalité sur les choix et les orientations possibles.
Proposer une expertise complémentaire à celle des services de la commune.
Rédiger les notes et les argumentaires sur des dossiers spécifiques.
Relayer les décisions du Maire et de la municipalité auprès des directions.
Participer au comité de direction.

Gérer la communication du Maire
Assurer l'interface entre le Maire et les élus et entre les élus et les services.
Rédiger les protocoles, invitations, discours, éditos, tribunes et mots du maire.
Superviser la gestion du courrier afin d'apporter une réponse concrète aux habitants en lien avec les élus et les services.
Rédiger les courriers à caractère politique ou sensible.
Assister les services dans la préparation et l'organisation des inaugurations et des évènements.
Traiter les relations avec les partenaires institutionnels.
Représenter le cabinet lors de réunions internes et externes.
Tenir à jour les listings du cabinet.

Gérer les représentations de l'équipe municipale (en soutien et en l'absence de la secrétaire du maire)
Gérer le courrier et traiter les emails.
Assurer le secrétariat et la gestion administrative des affaires courantes.
Préparer le programme quotidien du Maire (réunions, rendez-vous, déplacements divers).
Prendre les RDV du Maire pour ses différents mandats.
Tenir à jour l'agenda et le communiquer au besoin aux directions.
Confirmer la présence, l'absence du Maire aux divers évènements.
Retranscrire au Maire les évènements, les demandes des administrés, des partenaires, des institutionnels et des services.
Préparer les réunions du cabinet et assister les services pour planifier leurs réunions.
Préparer les dossiers nécessaires à la conduite des rendez-vous et réunions de travail.

Réaliser une veille institutionnelle
Réaliser une veille régulière sur l'actualité institutionnelle, réglementaire et territoriale.

CONDITIONS D'EXERCICE

- Poste à temps complet (36h/semaine)
- Horaires dans le respect des règles relatives aux horaires variables
- Disponibilité ponctuelle en soirée
- Déplacements occasionnels

CONDITIONS D'ACCES ET APTITUDES AU POSTE

Diplômé(e) de l'enseignement supérieur (sciences politiques, droit public, affaires publiques, ou équivalent...)

Savoir :
Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités locales
Connaissances des règles protocolaires

Savoir - faire :
Maîtrise des logiciels bureautiques
Capacités rédactionnelles importantes
Capacité à prioriser et hiérarchiser les tâches
Savoir travailler en transversalité - aptitudes à la communication
Être en capacité de travailler dans des délais contraints et suivant un rythme soutenu

Savoir - être :
Discrétion - confidentialité absolue
Sens du service public
Sens de la diplomatie et de l'écoute
Réactivité, sens de l'anticipation
Rigueur, efficacité, autonomie
Capacité d'adaptation et pragmatisme

MOYENS MATERIELS A DISPOSITION

- Bureau partagé
- Ordinateur portable
- Téléphone portable
- Logiciels informatiques
- Véhicule de service sur réservation