Secrétaire Gestionnaire de Dossiers - Conseil Departemental du Finistere H/F - Conseils départementaux

Les fonctions de l'agent s'exercent au sein de l'unité enfance des mesures administratives en lien avec la responsable de l'unité, la chargé d'accompagnement de parcours et les éducateurs de prévention.

Il assure l'accueil téléphonique auprès des usagers du service, ainsi que le secrétariat des agents de son unité de travail. Il assure la gestion administrative et numérique des dossiers des mineurs qui lui sont affectés.

Les missions et les fonctions dévolues au poste sont susceptibles d'adaptations en fonction de l'évolution des règlementations sociales, des orientations fixées par l'Assemblée départementale, et celles fixées par la Direction générale et la DTAS du Pays de Brest.

Lors des pics d'activité, les fonctions peuvent évoluer pour garantir la continuité de service. L'accueil physique est possible en fonction de l'organisation du service.

- Accueillir les usagers du service
- Assurer le traitement des dossiers
- Assurer l'organisation et les suites de la commission décisionnelle
- Assurer les transmissions d'informations en lien avec le Projet pour l'enfant
- Assurer le secrétariat de l'unité
- Participer à la formation des étudiants et l'accueil des stagiaires

Savoir faire :
- Gérer des dossiers administratifs
- Appliquer les procédures et règles dans son domaine d'intervention
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives liées à la spécificité de son domaine d'intervention
- Avoir des aptitudes rédactionnelles, savoir formaliser des écrits professionnels
- Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel, power point...), les applicatifs métier (IODAS)
- Rechercher et diffuser des informations

Savoir être :
- Comprendre et se faire comprendre des personnes, être capable de trouver la bonne distance avec du public difficile et/ou en difficultés.
- Savoir organiser son travail, en coordination avec d'autres en prenant en compte les contraintes pour un fonctionnement optimal de son poste
- Etre capable de respecter les règles de l'organisation et d'exécuter la tâche dans les délais impartis ou définis par son responsable fonctionnel
- Aller vers les autres et être disponible dans son secteur, hors de son secteur, dans son service ou sa direction
- Savoir répondre aux questions relevant de sa compétence et orienter les autres questions au bon interlocuteur.
- Savoir travailler dans un environnement pluridisciplinaire