Assistant Suivi de Maintenance - Aulnay-Sous-Bois H/F - Communes

Sous la responsabilité du responsable d'exploitation et maintenance, l'assistant-e administrative des missions de saisie, de rédaction et de secrétariat, dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires

- Effectue des missions administratives selon les consignes demandées par le responsable d'exploitation offices (tableaux de suivis, courriers, mails, compte-rendu, relevés de décisions...)
- Enregistre les demandes d'interventions émanant des sites de restauration (scolaires, foyers et crèches) et les transmet selon leur nature aux prestataires concernés (ville ou externe)
- Suit également les demandes de maintenance prévisionnelle ou curative pour la cuisine
- Assure un suivi sur un tableau de bord et réalise les relances le cas échéant.
- Demande et contrôle les devis puis, après service fait, en lien avec son responsable, valide les factures en traitement par la secrétaire comptable
- Sollicite l'agent de maintenance, en accord avec son responsable, pour établir des pré-diagnostics avant sollicitation d'entreprise externe
- Est amené à se rendre sur les sites pour contrôler et réceptionner les travaux réaliser par les entreprises extérieures.
- Effectue l'interface avec les services patrimoine et régie bâtiment de la Ville
- Participe à la rédaction des cahiers des charges relatifs à cette activité
- Participe avec son responsable à l'élaboration d'un plan pluriannuel d'investissement des travaux à prévoir et/ou équipements
- Conçoit et/ou met à jour tous les tableaux de bords et indicateurs nécessaires au suivi et au pilotage de l'activité.
- Veille que tout prestataire extérieur s'enregistre lors de sa venue à la cuisine, que le registre de sécurité soit rempli le cas échéant.
- S'assure à ce que tout intervenant (prestataire ou agent Ville) respecte les règles d'hygiène appliquées au sein de la Cuisine Centrale ou des offices (port du masque, de la charlotte, des sur-chaussures, de la sur-blouse...)
- Ponctuellement, peut être amené à assurer le remplacement de l'agent d'accueil à savoir :
- Saisie des effectifs
- Tenue du standard,
- Saisie sur « Fusion »
- Doit rendre compte quotidiennement à son responsable et être force de propositions

Connaissances requises (savoirs) :
Maitrise des outils bureautiques indispensable
Connaissance des équipements en restauration collective et des termes techniques
Capacité à organiser son travail
Compétences techniques requises (savoir-faire) :
Savoir rédiger des courriers et notes adaptés aux différentes situations
Compétences relationnelles (savoir-être) :
Aptitude à la polyvalence.
Savoir travailler en équipe.
Etre organisé et méthodique
Être dynamique.
Avoir le sens des responsabilités et du service public.
Être réactif face aux évènements imprévus.
5 - CONDITIONS D'ACCÈS
- Titulaire du permis B
7 - CONDITIONS DE TRAVAIL
Durée hebdomadaire du travail : La durée du travail effectif est fixée à 36h30 par semaine,
L'activité liée à ce poste n'entraîne pas à ce jour la nécessité d'effectuer des heures supplémentaires.
Horaire(s) : 8h30 12h30 - 13h15 16h33 Toutefois, les horaires peuvent être modulables en fonction des horaires de présence exigées pour le rendu des prestations. Selon l'activité du service et la période de l'année, le planning hebdomadaire de l'agent peut varier en fonction de cycles prédéterminés et adaptés à la mission.
Lieu d'embauche : Restauration municipale - Cuisine centrale
Observation : L'agent doit appliquer et respecter les dispositions du règlement intérieur et du règlement spécifique au service, notamment en matière de respect des horaires, des récupérations et des prises de congés

Fiche de poste pouvant évoluer en fonction des besoins du service.