Assistant de Direction H/F - Groupe Hospitalier Seclin Carvin

Les missions qui vous attendent

Définition du poste

L'assistant(e) de direction:
Organise pour le ou les Directeur(s) de l'établissement le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Assiste le ou les Directeur(s) de l'établissement et assure leur secrétariat afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation des réunions, des Comités de Direction, des instances, accueil...).
Assure le reporting des informations aux directeurs concernés
Priorise et anticipe les besoins de chaque direction fonctionnelle et organise les RDV et les réunions en concordance avec les disponibilités de chacun
Organise la gestion logistique pour les différentes directions (déplacements professionnels, organisation de réunions...).
Organise et coordonne les informations internes et externes, garantissant le bon fonctionnement de de l'établissement.
Description des activités du poste:

Organisation Permanente de la vie professionnelle du directeur, prise de rendez-vous / gestion des agendas
Accueil téléphonique et physique des personnes (patients, usagers, familles, professionnels, etc.)
Secrétariat de la Direction, prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Suivi des projets et activités de la Direction
Gestion des reportings internes:
Gestion et traitement du courrier postal et électronique
Gestion et organisation des instances en lien avec les secrétariats des directions fonctionnelles concernées:
Organisation des évaluations de l'équipe de direction:
Organisation des Comités de Direction:
Gestion des astreintes et congés de l'équipe de direction:
Accueil et gestion de l'arrivée des stagiaires de direction
Participation cellule de crise/plan blanc

Lors de l'absence d'une l'assistante de direction:
Coordination entre les assistantes pour garantir la continuité de service

Quel est le profil idéal ?

QUALITES GENERALES ATTENDUES
(Aptitudes, qualités et comportement professionnel)
Savoirs: · Organisation d'un hôpital (services, directions, pôles d'activités
· Acteurs hospitaliers internes (médecins, directions, cadres...) et externes (ARS, DGOS, DREETS...)
· Fonctionnement du système de santé
· Règles juridiques ou règlementaires de base
Savoir-faire:
· Accueil et orientation des personnes
· Définition/adaptatation d'un plan de classement et d'archivage, d'un système de gestion documentaire
· Gestion des agendas complexes
· Garantie de la confidentialité des informations, des documents de diverses natures
· Capacité rédactionnelle, mise en forme des notes, documents, courriers, relevés de décision, compte-rendu divers
· Aisance verbale auprès d'une ou plusieurs personnes
· Travail en équipe pluridisciplinaire/ en réseau
· Maitrise des outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
· Réactivité, aptitude à prendre des décisions et à en rendre compte
· Prise d'initiative dans un cadre sécurisé et respectueux des bonnes pratiques
Savoir-être:
· Sens des responsabilités, discrétion et gestion d'informations sensibles
· Comportement professionnel: absence de jugement, intégrité, ouverture d'esprit, respect, honnêteté, loyauté, respect de l'autorité
· Savoir-faire relationnel: écoute, discrétion, patience, maîtrise de soi
· Curiosité intellectuelle
· Dynamisme et créativité dans l'exercice professionnel
· Représentation et valorisation de l'image institutionnelle
PRE REQUIS SPECIFIQUES POUR LE POSTE
Niveau d'études: BTS support à l'action managériale / assistante de gestion / assistante de direction / Baccalauréat professionnel gestion administration
Expérience professionnelle souhaitée
Connaissance de l'environnement hospitalier

Quelques mots pour nous présenter

Le Groupe Hospitalier SECLIN CARVIN est situé dans la métropole lilloise.

D'un capacitaire de 438 lits et places (300 lits et places en MCO et et 138 lits et places SSR), d'un hébergement de 369 lits en EHPAD/USLD et d'un foyer de vie de 51 places, son budget d'exploitation est de 110 millions d'euros (dont 22 millions pour les budgets annexes).

Forte coopération avec le Centre Hospitalier Régional Universitaire de LILLE (GCS)
L'établissement possède également un institut de formation au diplôme d'aide-soignant.

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