Gestionnaire de Scolarité - Formation Continue et Alternance H/F - Université Clermont Auvergne

Entreprise

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission

L'adjoint-e administratif-ve apporte son expertise dans les activités d'information, de documentation et de gestion administrative des services de scolarité et de la formation continue et alternance de l'IUT Clermont Auvergne. Ces services ont en charge la gestion d'environ 3 400 étudiants, répartis sur les 6 sites géographiques que compte l'IUT. Les missions du poste seront réparties à hauteur de 50% dans chacun de ces services.

ACTIVITÉS ESSENTIELLES :

Missions scolarité (quotité 50%) :
- Conseiller, renseigner et accompagner différents publics dans leurs démarches administratives (candidats, étudiants), assurer le lien avec les autres services et les 20 départements de formation
- Assurer les inscriptions administratives (dossier papier et saisie APOGEE pour les Horsprocédure, listes Pré-ins, changement d'étape), éditer les cartes étudiantes
- Contrôler et vérifier l'exactitude des données relatives aux inscriptions administratives
- Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers des étudiants
- Suivre l'évolution des effectifs
- Participer à l'organisation d'évènements en lien avec les départements et les services centraux de l'IUT
- Participer, ponctuellement, à l'activité administrative des autres services centraux ou des secrétariats de département, notamment dans le cadre de pics d'activités

Missions Formation Continue et Alternance (quotité 50%) :

- Accueillir, conseiller, informer et accompagner les divers publics (salariés, demandeurs d'emploi, usagers, partenaires extérieurs etc.) dans leurs démarches administratives
- Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service (candidatures, dossiers de financement, inscriptions, conventionnement, assiduité, demandes de recettes...)
- Assurer le lien avec les alternants et les entreprises dans le cadre des contrats d'alternance
- Appliquer les procédures et la réglementation en vigueur dans le domaine Formation Continue et Alternance
- Saisir et mettre à jour des bases de données
- Saisir, établir des documents divers (courriers, contrats et convention de formation, devis, attestations de présence...)
- Classer et archiver les documents / pièces administratives et informations

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances :

- Connaissance souhaitée de l'environnement professionnel : I.U.T, UCA, Rectorat, Ministère
- Connaissance de l'environnement régional

Compétences opérationnelles :

- Maîtrise de l'expression écrite et orale et des techniques d'accueil
- Savoir planifier son activité et respecter les délais, hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte, et faire remonter les besoins
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Rédiger des documents simples d'information, de communication et de procédure
- Savoir rechercher l'information, se l'approprier et la retransmettre

Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Polyvalence
- Rigueur et réactivité
- Respect de la confidentialité
- Travailler en équipe

PRÉREQUIS / FORMATION SOUHAITÉE :

- Baccalauréat / gestion administrative